Paso 1: Crear la escala de medición
Al ingresar, podrás observar dentro del menú lateral izquierdo la sección de Desempeño y Configuraciones.
Desde el menú Configuraciones > Escala de medición competencias, debes crear la escala haciendo click en “Crear escala”
Una vez dentro de la creación de la escala, debes definir:
- Nombre con el que identificarás la escala para el proceso de evaluación
- Tipo de escala, que puede ser en porcentaje, Likert o puntaje.
- Cantidad de niveles, escogiendo entre 3, 4 o 5.
- Nombre (Insuficiente - En desarrollo – Esperado - Supera lo esperado - Excepcional, por ejemplo) y descripción de cada nivel donde se explique qué debe observar el evaluador en una persona para que cumpla con ese criterio.
- Tope de cada nivel, que es el límite superior del rango, determinando dónde se posiciona el desempeño de la persona según el resultado obtenido en la evaluación de competencias, en base a los promedios calculados por el sistema.
- Al finalizar, haz clic en el botón “Crear”.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación de la escala de competencias:
Paso 2: Cargar competencias
Al final de este artículo encontraras un documento excel con el diccionario de competencias Talana que te puede servir como guía para este proceso, en caso que no cuentes con un diccionario en tu organización.
Debes mantenerte en la sección “Configuraciones” e ingresar a la pestaña “Competencias” para así crear las competencias que posteriormente serán evaluadas, haciendo clic en el botón “Crear competencia”.
Una vez dentro de la creación de competencias, debes definir:
- Nombre de la competencia con el que la identificarás al momento de asignarla a los evaluados en una próxima etapa de configuración.
- Descripción de la competencia, que es un campo opcional donde podrás mostrar los principales componentes o elementos de cada competencia.
- Atributos, que son las conductas observables con las que debe contar una persona para ser apta en determinada competencia. Se recomienda un máximo de 3, sin embargo, no hay límite de atributos agregándolos desde el botón “Añade un nuevo atributo”.
- Descripción del atributo, que es un campo opcional donde podrás expresar el estándar definido por la organización para cada conducta observable.
- Ponderación del atributo, que es el nivel de relevancia de cada atributo, pudiendo tener pesos equitativos (con o sin decimales), o bien, diferentes. Siempre deben sumar 100%.
- Hacer clic en el botón “Guardar” y seleccionar la flecha para volver al menú principal.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la carga de competencias:
Paso 3: Crear el proceso de evaluación de competencias
Volver al menú principal e ingresar al apartado “Desempeño” y luego la pestaña “Evaluaciones de competencias” para crear el proceso de evaluación y cargar participantes al proceso con sus respectivas competencias.
Una vez dentro de la creación de una evaluación, debes definir:
- Nombre de la evaluación, que corresponde al título del proceso que visualizarán los participantes al momento de evaluar.
- Tipo de evaluación: Debes definir si quieres que sea una evaluación descendente (la jefatura es quien evalúa a su equipo) o bien una en 360° (cuando existen otras personas además del jefe evaluando al trabajador). Más adelante veremos en qué momento se definen quiénes serán los opinantes.
- Número máximo de competencias con que la organización evaluará a una persona o grupo.
- Fecha de evaluación, donde se delimita el tiempo en que la evaluación se mantendrá activa, programando el inicio y término de la etapa. La etapa “evaluación” es cuando se le otorga una nota a cada atributo de una competencia.
- Calibración: si tu proceso de evaluación tendrá un periodo de calibración te recomendamos dejar un rango de tiempo de inactividad entre la fecha de termino del proceso de evaluación y la fecha de inicio del proceso de feedback. La calibración se gestiona desde el dashboard de resultados que se explica en la pestaña "Resultados" de este articulo.
- Fecha de feedback: Este campo se abre sólo si queremos activar la etapa de feedback, programando la fecha de inicio y término de la misma. Esta etapa permitirá dejar registro de los hallazgos y acuerdos sobre el desempeño pactados por el colaborador con su jefatura, junto con planes de acción para mejorar brechas y potencial el talento.
- Feedback inmediato: al activar esta opción, el sistema entiende que ambas etapas inician de manera simultánea, y cada vez que una jefatura finalice sus evaluaciones se le habilitará la opción de retroalimentar inmediatamente. Para esto, no contará con el informe de resultados, ya que estos se liberan posterior a la fecha de término de la evaluación.
¡Importante!
La fecha de inicio de la etapa de evaluación siempre debe ser posterior al día de hoy, para que así el proceso no esté activo y puedas realizar exitosamente la carga masiva de personas y competencias al proceso.
Debes seguir definiendo:
- Escala de evaluación, donde se despliega una lista con todas las escalas creadas hasta el momento (paso 1) y al seleccionar una, se muestra a continuación.
- Tipo de visualización opciones de respuestas, donde definirás cómo el evaluador ve las opciones de respuesta al evaluar competencias. En el caso de elegir nombre (recomendado) o número, el evaluador verá alternativas de selección única. Si eliges rango, el evaluador verá un campo numérico.
- Tendencia esperada: Permite definir una curva teórica de distribución (se recomienda una curva normal o campana de Gauss), para luego compararla con los resultados obtenidos. Esta comparación se visualizará en un gráfico en el dashboard de resultados posteriormente.
- Recordatorios que se programarán al habilitar esta opción, enviando un aviso a quienes aún no hayan finalizado el proceso de evaluación de desempeño.
- Hacer clic en el botón “Guardar”.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación del proceso de evaluación de competencias:
Paso 4: Definir la tendencia teórica esperada
Al completar la parametrización del proceso, desde el mismo apartado Desempeño > Evaluaciones de competencias, deberás ir a la columna “Acciones” y hacer clic sobre los tres puntos verticales, donde se desplegará el menú que contiene la opción “Tendencia”
Al hacer clic sobre la opción “Tendencia”, se desplegará el recuadro que mostramos a continuación donde podrás ingresar el porcentaje del total de participantes que se estima debería contener cada nivel.
Se puede distribuir equitativamente, sin embargo, recomendamos proyectar una curva normal con los porcentajes diferenciados por nivel, esperando una menor concentración de la muestra en los extremos de la curva y que en el centro se concentre la mayoría.
Lo anterior, permitirá que en el Dashboard de resultados se visualice el gráfico de distribución que se irá completando a medida que progrese la evaluación, hasta obtener el total de participantes que tengan evaluaciones finalizadas. Aquí se podrá revisar la curva de distribución obtenida de los resultados (barras) v/s la distribución estimada que recién definimos (línea):
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación de la curva de tendencia teórica:
Paso 5: Asignar roles y participantes al proceso
Una vez hayas completado la parametrización del proceso, deberás cargar a las personas que participarán de éste como evaluados y evaluadores, y posteriormente asignar las competencias a quienes corresponda
Para esto, debes posicionarte en el menú principal Desempeño > Evaluación de competencias -> columna “Acciones” -> tres puntos verticales y luego haz clic en “Asignación”.
Paso 5.1: Asignar roles al proceso
Al ingresar a asignación, visualizarás un botón donde podrás asignar roles de los evaluadores y los participantes del proceso, como se muestra en la imagen superior.
Luego, deberás definir quiénes participarán del proceso, el máximo de evaluadores por rol y cuál es la ponderación de cada uno:
- Jefatura: es quién está cargada en la ficha del trabajador (módulo de gestión de personas o remuneraciones) como el jefe de la persona. Siempre debe existir una evaluación de jefatura.
- Autoevaluación: es opcional y su ponderación puede ser de 0%, es decir, que no tenga peso en el resultado final del trabajador.
- Par: para este rol la ponderación asignada se distribuye de manera equitativa entre todos los miembros que conforman este grupo. Para que la evaluación de este grupo sea válida, se requiere un mínimo de 3 participantes que hayan completado la evaluación del evaluado. De lo contrario, la ponderación del rol se prorrateará entre los demás roles participantes, con el objetivo de preservar la confidencialidad de los resultados y garantizar un ambiente laboral positivo en la organización.
Los pares, son todas aquellas personas que comparten un mismo nivel dentro de la estructura organizacional y que en Talana se pueden configurar a través de la opción de criterios de asignación de pares. Al seleccionar esta opción se habilitará un apartado donde deberás seleccionar el criterio de asignación para este rol que determinará las personas que opinarán sobre un evaluado. Estos criterios son:
-
- Jefatura del trabajador: serán opinantes pares de un evaluado todos aquellos, que junto con el evaluado, dependan de una misma jefatura.
- Familia de cargo: serán opinantes pares de un evaluado todos aquellos que compartan la misma familia de cargo. Para configurar la familia de cargo, debes hacerlo previo a esta configuración, ingresando al módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones, creando un campo personalizado con el código "familiadecargo" y luego deberás asignarlos a través de cargadores masivos o de manera individual desde la ficha del empleado.
- Cargo del trabajador: serán opinantes pares de un evaluado todos aquellos que compartan el mismo cargo.
- Subalterno: son todos aquellos opinantes que evaluarán de manera ascendente a su jefatura. En el caso de este rol, la ponderación asignada al rol se distribuye de manera equitativa entre todos los miembros que conforman este grupo. Para que la evaluación de este grupo sea válida, se requiere un mínimo de 3 participantes que hayan completado la evaluación del evaluado. De lo contrario, la ponderación del rol se prorrateará entre los demás roles participantes, con el objetivo de preservar la confidencialidad de los resultados y garantizar un ambiente laboral positivo en la organización.
- Indirecto: rol que se utiliza para jefaturas matriciales, personas de otras áreas u otro fin y que hayan tenido que trabajar indirectamente con el evaluado. Este rol se carga directamente en la grilla de asignación desde el botón Mas acciones, opción crear nuevo evaluado o en el Excel descargable completando las columnas de numero de documento del evaluado, número de documento del evaluador, rol y asignando las competencias para luego guardar e importar el Excel nuevamente en el sistema.
¡Importante! El único rol que tiene la facultad de ver el informe final de un evaluado con los resultados de todos los opinantes y posteriormente entregar feedback y crear planes de acción, es la jefatura directa del colaborador que participó del proceso de evaluación.
Tips: antes de seguir el proceso, valida que no existan colaboradores que tengan como asignación una jefatura de forma cíclica o su asignación sean jefaturas y subalternos entre ellos mismos.
Paso 5.2: Asignar participantes al proceso
Luego de guardar los roles, deberás:
- Definir quiénes participarán en el proceso de evaluación: Puedes definir que toda la empresa participe, o bien, algunos grupos, tal como se muestra en la imagen. La última opción es para agregar a personas individualmente, buscando sus nombres uno a uno.
- Definir cuánto tiempo mínimo debe tener la persona para participar en el proceso de evaluación de desempeño. Se recomienda que no sea menor a 3 meses, pero eso lo define cada organización. Si dejas la opción sin marcar, entonces la evaluación le llegará a todas las personas, independiente de su antigüedad laboral.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la asignación de participantes al proceso:
Paso 6: Revisar la grilla
Una vez hayas cargado a los evaluados en la grilla, podrás:
- Buscar evaluados por nombre
- Filtrar por rol, cargo, familia de cargo, gerencia, sucursal, centro de costos o razón social.
- Mostrar u ocultar columnas
- Utilizar el botón “más opciones” que revisaremos a continuación.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para gestionar los datos en la grilla:
Paso 7: Asignar competencias
Desde el botón “Más opciones” vas a ser capaz de:
- Editar las competencias una vez éstas sean cargadas y eliminar filas completas si así lo deseas. Cuando termines de editar, debes volver al botón “más opciones” y seleccionar “bloquear edición”.
- Cambiar el evaluador en la columna “Nombre evaluador” de la grilla. Cuando termines de editar, debes volver al botón “más opciones” y seleccionar “bloquear evaluador”.
- Validar la asignación para verificar que todas las personas existan en la base y además las ponderaciones sumen 100%.
- Agregar a un nuevo evaluado, en caso de que el proceso esté activo y la opción de “importar” esté deshabilitada. Ya no podrás hacer cargas masivas, pero sí agregar nuevas filas completando el nombre del evaluado, evaluador y el rol que corresponde. Luego, rellenar la información de las competencias manualmente.
Para cargar competencias, deberás ingresar al botón “Más opciones” y luego:
- Seleccionar la opción “exportar” para que se descargue un archivo Excel con toda la información que ya existe en la grilla. Desde ahí, debes seleccionar competencias de la lista desplegable o desde la hoja 2 llamada “competencias” y alojarla en la columna que corresponda. Éstas corresponden a las competencias que hayas creado en el Paso 2 de este manual.
- En las siguientes columnas del Excel que lleven por título “ponderación”, deberás asignarle un peso o relevancia a cada competencia. Importante: la sumatoria de todas las ponderaciones de las competencias que tenga asignada una persona deberá ser 100, independiente de su distribución.
- Una vez completado el Excel, debes guardar los cambios y volver a la plataforma de Talana y seleccionar la opción “Importar” dentro del botón “Más opciones”, arrastrando el archivo al pop-up que verás o buscándolo en tu ordenador y luego haciendo clic en el botón “cargar”. Así, verás la información de la grilla incluyendo las competencias que cargaste y su ponderación.
- Una vez que revises y no haya nada que editar, puedes utilizar la flecha “volver” en la parte superior a la izquierda para hacer seguimiento a la evaluación de competencias.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la asignación de competencias:
Paso 8: Ingreso al dashboard de resultados
Una vez haya comenzado el proceso de evaluación de desempeño, podrás revisar el progreso de participación, gráficos con resultados, liberar resultados a evaluadores y evaluados, descargar reportes y más. Para eso debes ir al menú principal > apartado Desempeño > Evaluación de competencias y hacer clic en el ícono (>) a la derecha de la evaluación:
A continuación te dejamos un video complementario con la visualización del Dashboard de competencias:
Paso 8.1: Calibración
- Si parametrizaste un tiempo de inactividad entre el término de la evaluación y el inicio del feedback para utilizar la opción de calibrar los resultados, tendrás que gestionar la calibración antes de que inicie el feedback y liberes los informes de resultados a todos los los evaluadores, siguiendo los siguientes pasos.
- Primero, ingresa al dashboard y luego a la pestaña Evaluados, una vez aquí, haz clic en la flecha junto al nombre del evaluado.
-
- Segundo, haz clic sobre los tres puntos verticales del rol jefatura donde se desplegará un menú con la opción Calibración.
-
- Tercero, al hacer clic sobre la opción Calibración se desplegará un reporte, el cual mostrará la opción de editar los atributos y mostrará además un comparador entre los resultados obtenidos por la jefatura y los calibrados. Al editar un atributo para finalizar haz clic en el botón Guardar.
¡Importante!
- Sólo el administrador podrá realizar calibración en los resultados.
- La calibración se realiza entre la etapa de evaluación y la de feedback (no debe estar ninguna de estas etapas activas en el sistema) por lo que te recomendamos dejar una ventana de tiempo entre el fin de la fecha de término de la evaluación y la fecha de inicio del feedback.
- Los nuevos resultados serán los que se considerarán para los reportes e informes finales de resultados.
Paso 8.2: Liberación de resultados desde el dashboard
- Una vez que finaliza la etapa de evaluación, debes liberar resultados a los evaluadores y que así ellos puedan preparar la reunión de feedback que iniciará a posteriormente.
- Una vez finalizada la etapa de feedback, debes liberar resultados a los evaluados para que así ellos tengan acceso a un pdf con sus resultados generales y específicos por cada competencia evaluada. Al final también podrá visualizar los comentarios de feedback y planes de acción.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la liberación de resultados para evaluadores y el resultado de feedback para evaluados.
Paso 8.3: Acciones dentro del Dashboard de resultados
- Podrás visualizar avances del proceso de evaluación del desempeño y resultados, teniendo una pestaña con la vista global y otras con los resultados agrupados por evaluadores y evaluados.
- Verás un gráfico de distribución donde se agruparán por nivel de cumplimiento según el resultado obtenido por el colaborador, proporcionándote información respecto a cantidad de trabajadores en cada nivel más su porcentaje.
- Podrás ver el promedio general de la organización obtenido hasta ese momento. Recuerda que se actualiza a medida que los evaluadores vayan cumpliendo con las etapas del proceso.
- Podrás filtrar y visualizar resultados en sistema según sucursal, centro de costo o gerencia del participante.
- Podrás descargar un reporte de resultados en formato Excel, con el detalle de la evaluación de cada atributo, competencia y resultado global del evaluado.
- Enviar recordatorios de manera manual para todos aquellos que deban completar la etapa que están cursando.
Paso 1: Ingresar a la evaluación de competencias
Al posicionarte en la pestaña Competencias verás activa la etapa de Evaluación de competencias.
- Las jefaturas y otros roles que participen de la evaluación de un colaborador (autoevaluación, pares, subalternos o indirectos), deberán hacer clic sobre la etapa activa y el sistema te mostrará la lista de todas las personas que tengas asignadas para evaluar, dependiendo de tu rol.
- Para ingresar haz clic sobre el nombre del colaborador para comenzar a evaluar su desempeño.
*En el botón información, podrás ver la escala con la que serán evaluadas las competencias.
Paso 2: Evaluación de competencias
Al ingresar, se desplegará una pantalla para que completes la evaluación de competencias:
Lo primero que verás, será la escala de evaluación, que te servirá como un marco de referencia al momento de evaluar, haciendo más objetivo y justo este proceso.
Para iniciar la evaluación, haz clic sobre el botón Iniciar.
En este punto, debes evaluar todas las competencias del colaborador, eligiendo una de las opciones de respuesta para cada atributo o conducta (éstas se pueden presentar como nombre del nivel, número del nivel o rango, esto es definido por los administradores del módulo).
En la evaluación verás el nombre del evaluado, la escala con la que se medirán las competencias y el progreso de la evaluación.
En cada competencia podrás ver:
- Nombre de la competencia
- Ponderación, relevancia o peso de la competencia
- Definición de la competencia (es opcional, por lo que en algunos casos no tendrás esta información).
- Atributo o conducta observable a evaluar.
Para continuar, haz clic en el botón siguiente.
Al llegar a la última página de la evaluación, podrás registrar un comentario global de la evaluación realizada (opcional).
Para terminar, haz clic sobre el botón Finalizar y podrás volver al listado de evaluados que tengas asignados. Ahí podrás ver su estado y el resultado obtenido en la evaluación.
*Podrás editar la evaluación cuantas veces lo estimes necesario, mientras la etapa se encuentre activa.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la evaluación de competencias desde Talana Next y Mi Talana.
Talana Next:
Mi Talana:
Paso 3: Ingresar al feedback de competencias
Al posicionarte en la pestaña Competencias verás activa la etapa de Feedback.
- Como jefatura, deberás hacer clic sobre el nombre de la evaluación y el sistema te mostrará la lista de todas las personas que tengas asignadas para entregar feedback. Solamente las personas con rol de jefatura participan de esta etapa.
- Si eres jefatura, podrás registrar el feedback y crear planes de acción, desde que se encuentre activa la etapa.
- Para preparar el feedback, previo a la reunión con los miembros de tu equipo, tendrás acceso a un PDF con los resultados de cada persona, que podrás descargar desde el botón “ver evaluación”.
- Al hacer clic sobre la etapa activa, el sistema te redirigirá a la lista de los colaboradores que tengas asignados como jefatura. Para ingresar haz clic en la pestaña “Mi equipo” y luego sobre el nombre del colaborador.
Paso 4: Feedback de competencias y fin del proceso
Al ingresar a la etapa activa y hacer clic sobre el nombre de un colaborador asignado, se desplegará una pantalla donde tendrás la facultad de completar los campos del feedback de competencias:
Ahí, podrás registrar los acuerdos de feedback y crear planes de acción con tu colaborador desde el botón “Nuevo plan”, los que quedarán registrados en el informe individual que los administradores de la plataforma liberarán, para que posteriormente tengan acceso a esa información.
Podrás crear todos los planes que desees, con su nombre y una fecha de cumplimiento para hacer posteriormente seguimiento de los mismos.
Al hacer clic en el botón “Finalizar” estarás dando por cerrada esta última etapa del proceso.
A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la entrega de Feedback de competencias desde Mi Talana:
Como jefatura ¿Dónde puedo ver el informe de mi equipo?
Mientras se encuentre activa la etapa de Feedback y el administrador haya liberado los informes individuales, podrás descargar el informe en PDF de tus colaboradores haciendo click sobre el botón “Ver evaluación” que se encuentra junto al nombre del colaborador, antes y después de registrar el Feedback.
Finalizada la etapa de Feedback, este informe quedará guardado en el menú lateral “Documentos” > pestaña Mis Documentos, desde donde podrás descargarlo el PDF. Encuentra la carpeta por el nombre Desempeño|Competencias|Equipo.
A continuación te dejamos un video complementario con la visualización de los resultados:
Como evaluado ¿Dónde puedo ver mi informe final de desempeño?
Finalizada la etapa de Feedback, las personas a cargo de administrar la plataforma, liberarán los informes para los evaluados.
Tu informe quedará disponible en el menú lateral Documentos > pestaña Mis Documentos, desde donde podrás descargarlo en PDF. Encuentra la carpeta por el nombre Desempeño|Competencias
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