Medición de Clima Organizacional

Creación de Encuesta

Una vez hayas creado la escala de medición, deberás volver al menú lateral y dirigirte al apartado de “Clima”, donde podrás ver dos pestañas “Mediciones” y “Encuestas”. Haz clic sobre “ Crear tu primera encuesta de clima ” (en el caso de que así sea, en caso contrario saldrán las encuestas que hayas creado previamente), luego para comenzar con la carga del instrumento de medición.

Imagen que tendrás si es la primera vez que realizas una encuesta de clima.

Imagen que tendrás si ya se han realizado otras encuestas de clima.

A continuación, deberás elegir qué tipo de plantilla usarás para la encuesta, puedes crear una nueva encuesta a partir de la plantilla previamente diseñada por Talana o bien, podrás crear una encuesta desde cero, con el instrumento proporcionado por tu empresa.

1. Plantillas

Encontrarás una plantilla prediseñada  por Talana, que podrás utilizar en tus procesos y editar para acomodar a la cultura de tu organización. Desde la columna acciones, puedes previsualizarla o crear una encuesta directamente.

Acá podrás revisar cada una de las 13 dimensiones de la plantilla, las afirmaciones que contiene y el tipo de pregunta que es.

y al finalizar dicha revisión podrás crear tu encuesta

¿Qué puedo editar en una plantilla precargada?

• Podrás editar el nombre de la encuesta
• Podrás cambiar el nombre de las opciones de respuesta.

• Podrás invertir el orden en que se visualizan las opciones de respuesta, quedando las más favorables al principio y las menos favorables más abajo. No se recomienda utilizar esta opción a menos que culturalmente estén acostumbrados a este orden invertido, ya que en general el ser humano evalúa “de menos a más”. Esta opción cambia solo el orden en que se muestran las opciones de respuesta, no impacta en los resultados ni forma de cálculo.
• Además, podrás ajustar el nombre de una dimensión, el cuerpo de los enunciados y/o eliminarlas.
• La opción “inverso” solo se debe marcar en enunciados que se refieran a algo no favorable para tu organización. De esta manera, la forma en que calcula el sistema se invertirá, tomando como opciones favorables el “muy en desacuerdo” y “en desacuerdo”. De esta manera ante una afirmación como: “No tengo claro lo que necesito técnica y conductualmente para poder ascender” o “Me siento desanimado/a al comenzar la jornada laboral”, responder “En desacuerdo” o “Muy en desacuerdo” sería lo favorable para la organización, mientras que estar “De acuerdo” o “Muy de acuerdo” serían respuestas que impactarían negativamente en los resultados del clima organizacional.

Otro ejemplo de enunciado de corte inverso: “En los últimos 6 meses, he pensado en renunciar a la organización”: al seleccionar una respuesta de carácter poco favorable como “muy en desacuerdo” o “en desacuerdo”, el sistema la considerará como una inclinación positiva para la organización, ya que esto implica que el colaborador no ha pensado en renunciar, por lo tanto, es algo favorable o positivo para nosotros como organización.
Recuerda siempre marcar la opción “obligatorio” en cada pregunta, para que todas sean respondidas por los colaboradores.

• Al final de cada dimensión tendrás la opción de añadir una nueva pregunta, y esta puede ser de selección única o una pregunta de texto

• Y por último, podrás agregar una nueva dimensión a la encuesta en el caso que así lo necesites.

Cuando termines de editar las dimensiones y preguntas o afirmaciones para la medición de clima, debes guardar toda esa información apretando el botón que está en la esquina superior derecha, “guardar”.

2. Encuestas propias

Al iniciar la creación, lo primero que debes hacer es darle un nombre a tu encuesta. Luego, en caso de que lo necesites, puedes editar el nombre de las opciones de respuesta de la escala de evaluación de la medición. También, haciendo clic sobre “nueva dimensión” podrás empezar a estructurar tu encuesta a partir de aquellas grandes temáticas que quieras medir.

Creación de una dimensión

Cuando creas una nueva dimensión, debes asociarle un nombre, una descripción (campo opcional) y posterior a eso, puedes agregar en “añade una nueva pregunta”, una pregunta de selección única o una pregunta de texto.

Las preguntas de selección única serán evaluadas con la misma escala decidida anteriormente y deberás escoger si cada afirmación es de orden inversa o no y si es obligatoria la respuesta, o no. Las preguntas de texto implican respuestas de desarrollo, en donde puedes preguntar respecto a lo que desees sobre esa dimensión y sólo deberás marcar si es obligatorio responder esa pregunta para poder seguir avanzando con la medición.

Cuando hayas creado cada una de tus dimensiones y de las preguntas dentro de cada una de ellas, debes recordar que hay que guardar toda esa información apretando el botón que está en la esquina superior derecha, “guardar”.

Proceso de Medición

Una vez ya creada la encuesta que utilizarás, debes posicionarte en la pestaña “Mediciones” y hacer clic en “crea tu primera medición”.

En el caso de que ya tengas una medición creada, pero quieras crear otra, debes hacer clic en “crear medición”.

En la ventana para crear la nueva medición debes ingresar los datos mínimos para generar la publicación de la encuesta de clima, dichos datos son los siguientes:

• Nombre de la medición: Distintivo con el cual las personas identificarán la encuesta (este será el nombre público, no de uso interno).
• Encuesta asociada (previamente creada en Clima > Encuestas).
• Escala de medición (previamente creada en Configuraciones > escala de medición clima).
• Segmentar el acceso a la encuesta: puedes agregar como participantes a todos los trabajadores, algunos grupos, por gerencia, sucursal, centro de costo o a personas individualmente.
• Fecha de medición: debes definir desde qué fecha y hora estará disponible la encuesta y hasta qué fecha y hora.
• Publicar en la App: escribir el mensaje que aparecerá a quienes contesten esta encuesta en el inicio de su App. Recomendamos dentro de este post recalcar que las respuestas de la encuesta son anónimas, para así incentivar a responder con confianza y honestidad.
• Dejar fijado en feed: marcando esta casilla, puedes dejar visible la publicación en la parte superior del muro de la App.
• De inmediato al abrir la aplicación (Pop-up): la encuesta aparecerá de forma automática cuando el trabajador abra la App móvil Talana Next. Aparecerá cada vez que ingrese a la app, hasta que la responda o hasta que caduque el período en el que debe estar publicada.
• Notificación App: activando esta casilla, te asegurarás de que les llegue una notificación en el ícono de campana a todos aquellos que están participando del proceso de medición, que tienen su App descargada y con la sesión iniciada. Además, podrá notificarte en la pantalla si tiene configurado para que el teléfono permita notificaciones de Talana Next.
• Notificación Email: marcando esta casilla, te asegurarás de que les llegue una notificación por correo a todos aquellos están participando del proceso de medición, que tienen un email asignado en su ficha Talana.
• Recordatorios: podrás dejar activo el envío de recordatorios automáticos con la frecuencia que tú definas. Se enviará un recordatorio al correo electrónico asignado en la ficha del trabajador, a todas las personas que participan en la encuesta que no han respondido aún, hasta que finalice la fecha de aplicación.

No olvides apretar Crear” cuando tengas todo listo. De esa forma, podrás publicar tu proceso de medición de clima.

Visualización de la Encuesta

Si quieres previsualizar la encuesta como la verían los trabajadores previo a lanzar la campaña a toda la organización, te recomendamos que en la generación de la medición definas que sólo tú puedes verla. De esta manera, puedes ingresar a tu portal empleado (versión web o App) y cuando verifiques que todo está ok, editas la evaluación definiendo que “todos participarán en la encuesta”.

Revisión de Resultados

Para revisar los resultados de la medición, debes posicionarte en Clima > Mediciones, le das clic a la flecha que está al costado derecho de tu proceso y podrás visualizar el dashboard de resultados.

Para visualizar respuestas en el dashboard, deben haber respondido a lo menos 3 personas, porque con esto resguardamos el anonimato y uso correcto de los datos. Si ya visualizas respuestas, desde la pestaña Resumen”, podrás revisar el total de personas a encuestar, el avance de la encuesta por las personas que han respondido y cuántas están pendientes por responder aún. También, puedes visualizar la información aplicando filtros, que obedecerán a: filtro por sucursal, centro de costo y/o gerencia. Puedes enviar recordatorios a todas aquellas personas que no han contestado aún, por si deseas tener una medición más representativa del clima organizacional. Además, podrás ver el estado global de las respuestas en cuanto al porcentaje final del clima en tu organización, el cual mostrará los datos sólo a partir de quienes han respondido.

Tendrás acceso también a información más en profundidad respecto a los resultados globales de cada dimensión y la mejor y peor pregunta evaluada por dimensión para saber realmente cuál es la perspectiva de los colaboradores.

Desde la pestaña Preguntas”, podrás revisar la distribución de respuestas de cada dimensión, cuál es la cantidad y porcentaje de respuestas que tiene cada opción. Se visualizará también, el resultado de clima de la dimensión.

Además, tendrás acceso al detalle de cada afirmación de cada dimensión para revisar cuántas respuestas tiene cada opción (en un gráfico de barra) y el resultado en detalle de esa afirmación en particular.

En la pestaña “Comparador”, podrás revisar cuál es la participación de cada gerencia o sucursal en la medición de clima. Toda esta información, debe estar previamente cargada en la ficha de cada trabajador desde el módulo Gestión de Personas, para que se visualice correctamente en este gráfico, en el que podrás comparar el porcentaje de participación de cada uno de estos grupos. Podrás saber cuántos ya han contestado y cuántos faltan por responder.

Adicionalmente, más abajo en la misma pestaña, tendrás acceso a la comparación de resultados de clima de todas las gerencias o sucursales que cumplan un mínimo de tres respuestas para poder mostrar los resultados, resguardando el anonimato. Se visualizará cómo es el clima (porcentaje de favorabilidad), a partir de la escala previamente definida y configurada.

Descargar Resultados: puedes descargar dos plantillas en formato Excel con la información por sección y preguntas de tu encuesta.

• Generales: descargas una plantilla Excel con resultados generales de la medición. En la hoja 1, se muestran las diferentes afirmaciones o enunciados (en las columnas) y las diferentes respuestas de los participantes, en un listado hacia abajo. En la hoja 2 (texto), se pueden revisar las respuestas a las preguntas abiertas. Tendrás una columna con la pregunta abierta y en las filas hacia abajo las respuestas de texto a esa pregunta. Este reporte no posee ningún tipo de filtro o segmentación de los resultados.

• Segmentados: descargas una plantilla Excel con los resultados segmentados por diferentes categorías (género, antigüedad en la organización, rango etario, gerencia, sucursal, centro de costos y tipo de contrato). En la pestaña de “resultados dimensiones” podrás revisar los resultados de cada dimensión por cada una de estas categorías sociodemográficas. Los resultados estarán en casillas de colores, las cuales se ajustan a la escala de medición que es definida previamente y que se muestra en la esquina inferior izquierda de la hoja.

Luego, en la segunda hoja del archivo, “resultados preguntas” podrás revisar los resultados de cada pregunta/afirmación por cada una de estas categorías sociodemográficas. Los resultados estarán en casillas de colores, las cuales se ajustan a la escala de medición que es definida previamente.

Los resultados sólo se muestran si la categoría cuenta con un mínimo de 3 respuestas, sin embargo, estas respuestas sí serán consideradas en otras categorías en donde sí se cumpla el mínimo de 3. Por ejemplo, si respondieron 10 mujeres, sí se verán los datos de la columna “género femenino”, pero si respondieron sólo 2 hombres, entonces la columna “género masculino” no tendrá datos. No obstante, los resultados de esas 12 personas, serán considerados para la columna “empresa”, o bien para “gerencia comercial” en caso que todos pertenezcan a esa unidad de negocio.

¿Cómo se calculan los resultados?

Escala de medición: Likert.
Esta escala para generar los resultados considera la sumatoria de las respuestas posicionadas en las últimas dos opciones favorables de cada pregunta.

Las fórmulas:

Ejemplo: En esta pregunta hubo 5 personas que respondieron y su distribución fue:
Opciones de respuesta:

• Muy en desacuerdo: 0
• Algo en desacuerdo: 1
• Ni acuerdo ni desacuerdo: 0
• Algo de acuerdo: 2
• Muy de acuerdo: 2

La suma de las últimas dos respuestas positivas da un total de 4. Este número lo divides en 5, que fue el total de respuestas de la pregunta, y multiplicas en 100 para obtener el porcentaje de clima de esta pregunta que sería 80% de favorabilidad o satisfacción.

Con estos resultados podrás realizar gestión sobre las diferentes dimensiones evaluadas y poder medir el clima cuando creas necesario y periódicamente según los objetivos organizacionales.