En este artículo aprenderás cómo firmar documentos, contratos, anexos y otros documentos laborales digitales en Talana Next.
Es necesario que tu empresa cuente con el módulo de Firma Digital contratado para poder hacer uso de esta funcionalidad. Además, debes haber realizado el proceso de enrolamiento de firma digital y contar con tu contraseña de firma.
En Talana podrás acceder a la firma de documentos según las configuraciones que tenga tu empresa:
- A través del Portal del Trabajador: directamente desde la aplicación Talana Next o el portal web Mi Talana podrás ir a las notificaciones de firma y comenzar el proceso.
- A través de notificación por correo: podrás ingresar desde el botón Firmar aquí e iniciar el proceso de firma de documentos.
Veamos en detalle cada uno de ellos:
Firma de documentos desde Talana Next
- Ingresa a las notificaciones de Talana Next: inicia sesión en la app y haz clic en las notificaciones, ubicadas en la esquina superior izquierda.
- Solicitud de firma de documentos: en esta sección busca las notificaciones de firma de documentos con el título: "Tienes una solicitud de firma pendiente" e ingresa a la solicitud.
- Pendientes por firma: verás todos los documentos pendientes por firmar, haz clic en estos para iniciar el proceso de firma.
- Código de verificación: Talana te enviará un código de 4 dígitos para validar la firma del documento, ingrésalo y haz clic en Firmar. Ten presente que para este método no hace falta utilizar la contraseña de firma, pues ya te encuentras dentro de la aplicación Talana Next.
- Alerta de firma: aparecerá una alerta de firma digital, la cual debes aceptar para finalizar la firma del documento.
- Documento firmado:tu documento estará firmado digitalmente y se te enviará una copia a tu correo electrónico.
Firma desde el botón Documentos
Desde la aplicación Talana Next, también podrás hacer el proceso de firma accediendo al menú Documentos.
- Ingresa al menú Documentos: ingresa a Documentos, ubicado en la parte baja de la pantalla.
- Por firmar: dirígete a la pestaña Por firmar, donde encontrarás todos los documentos pendientes de firma. Haz clic en Firmar y sigue los pasos mencionados anteriormente.
Firma de documento desde correo electrónico
En este método de firma de documentos se recibe la notificación a tu correo electrónico.
Verifica la firma del documento
Una vez que hayas completado el proceso de firma, Talana te enviará una copia del documento firmado a tu correo electrónico para que puedas descargarlo y verificar la firma digital.
Desde el correo podrás descargar el documento firmado y verificar los datos.
¿Qué datos contiene la firma digital?
- Nombre: corresponde a la persona que realizó la firma digital del documento. Es el firmante oficial.
- Tipo: indica que este bloque de datos fue registrado como prueba técnica de la acción de firma digital.
- Fecha/Hora: momento exacto en que se realizó la firma, registrado en formato de fecha y hora legal. Sirve como sello de tiempo.
- Token: es un identificador único generado en el momento de la firma. Sirve como huella digital de la transacción.
- IP: dirección IP desde donde se hizo la firma. Permite ubicar geográficamente o auditar el dispositivo usado.
- User Agent: es una descripción técnica del navegador y dispositivo usado al firmar. Incluye sistema operativo, versión, tipo de navegador, entre otros datos.
- Verificación Contraseña: es el código encriptado de la contraseña de firma que el sistema compara internamente para validar que el firmante usó su clave. Este dato no revela la clave, solo asegura que fue correctamente ingresada.
Talana Tips
- Contraseña de firma: la contraseña de firma digital creada al momento de enrolamiento es solo para este fin (firmar documentos), no permite el inicio de sesión en Talana.
- Rechazar documento: como usuario tienes la opción de rechazar la firma del documento. Deberás indicar el motivo y el emisor recibirá una notificación.
- Contrapartes: ten presente que en algunos casos, los documentos serán firmados por más de un trabajador, a estos le llamamos contrapartes. Por lo que el proceso de firma digital del documento será finalizado una vez hayan firmado todos los involucrados. Cada firma contará con un código QR individual.
- Validez legal de la firma: las firmas realizadas con Talana cumplen con los principios de autenticidad, integridad y repudio reconocidos por la Dirección del Trabajo (DT) chilena.
- Historial: dentro de la aplicación Talana Next, en Mis documentos, podrás acceder a todos los documentos emitidos para ti por tu empresa, incluyendo los documentos ya firmados digitalmente.
Video: Firma de documentos en Talana Next
Te compartimos un tutorial para ver el proceso de firma digital en menos de un minuto.
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