Preguntas Frecuentes

Desde el menú lateral, ingresa al módulo de Remuneraciones > Reportes > Básicos y haz clic en “Reporte consolidado 5ta”. Puedes filtrar por periodo, razón social, centro de costo, sucursal o grupo antes de descargarlo en formato Excel. Este reporte detalla el cálculo de la retención del impuesto de quinta categoría de tus colaboradores.

Los certificados deben estar en PDF y guardados en la carpeta de cada trabajador. Luego puedes enviarlos a firmar desde el módulo de Firma Electrónica, de forma masiva (Solicitudes masivas, definiendo documentos, flujo de firma y datos de campaña) o individual (desde la ficha del trabajador, pestaña Carpeta, usando el ícono de llave gris). Es indispensable que el documento esté en PDF (versión superior a 1.2) y que tanto el trabajador como la contraparte estén enrolados en Talana.

Ingresa a Herramientas avanzadas > Renovación masiva de contratos, descarga la planilla de ejemplo y complétala con la nueva fecha de término (o déjala en blanco si pasa a indeterminado), el número de documento del trabajador y el tipo de contrato. Luego carga el archivo con la opción “Subir nuevos”. Recuerda que este proceso no genera el documento (anexo) automáticamente; deberás generarlo después para su firma.

Sí. De forma individual, desde la ficha del trabajador eliges la plantilla, defines la fecha de vigencia, previsualizas y generas el contrato. De forma masiva, desde Herramientas avanzadas > Impresión masiva de documentos seleccionas a los colaboradores, eliges la plantilla, previsualizas y generas todos los documentos a la vez. Si un colaborador aparece en amarillo, ya tiene un documento generado para esa versión; puedes optar por generar uno nuevo igualmente.

Existen cuatro formas de asignar turnos en el módulo de Asistencia y Turnos: Masiva Estándar (mismo turno a varios colaboradores), Avanzada (distintos turnos por grupo y día), Semanal por Calendario (asignación visual día por día) y Masiva por Planilla Excel (carga de turnos desde una plantilla). Es fundamental realizar todas las asignaciones de turno antes de corregir marcas manualmente, ya que cualquier cambio de turno recalcula la asistencia y elimina las correcciones previas.

Sí, mediante planillas Excel en el módulo de Remuneraciones > Carga de datos. Existen tres tipos: Importación Simple (aplica solo al mes en curso), Importación en Cuotas (se reparte en pagos mensuales definidos) y Importación Permanente (se repite todos los meses). En todos los casos es obligatorio incluir el número de documento del trabajador, y puedes elegir entre subir nuevos registros, actualizar los existentes o ambas opciones.

Sí. Desde Carga de datos > Cargadores masivos > Otros cargadores > Cargos, descarga la planilla de ejemplo, complétala con el nombre del cargo y su vigencia, y súbela eligiendo si son cargos nuevos o una actualización. También puedes crear un cargo de forma individual directamente desde la ficha del trabajador, en la pestaña Contrato.

Para un colaborador que ya tiene ficha en la plataforma: de forma individual, ingresa a su ficha, pestaña Contrato, y haz clic en “Recontratar” para definir el nuevo contrato. De forma masiva, usa Carga de Datos > Cargar Empleados (simple), selecciona “Recontratar/Crear contratos previos” y completa la planilla con la fecha de ingreso en la columna “Desde”. Es requisito que la ficha anterior tenga registrada la fecha de cese y el motivo de egreso.

Ingresa a la ficha del colaborador (Gestión de Personas o Remuneraciones), ve a la pestaña Vacaciones, ubica la solicitud y haz clic en el ícono de eliminar (basurero). También puedes aprobar o rechazar solicitudes pendientes de todo tu equipo desde la herramienta Administrador de ausencias.

Generalmente se debe a datos incompletos o incorrectos en la ficha del trabajador. Verifica que tenga registrado correctamente su correo personal, su número de celular (exactamente 9 dígitos) y el permiso “permitir_ingreso_Talana”. Si corriges algún dato, actualízalo también en el enrolamiento (módulo Firma Electrónica) y guarda para que se envíe un nuevo correo, o usa la opción “Reenviar” si los datos ya eran correctos.

De forma masiva, ve a Firma Electrónica > Resultados de firma, filtra por “Estado de firma: Firmado” y descarga los documentos, o revisa el detalle de una campaña específica en Solicitudes masivas. De forma individual, ingresa a la ficha del trabajador, pestaña Carpeta: un ícono check verde indica que el documento ya está firmado por todas las partes, mientras que un reloj naranja indica que sigue pendiente. Al descargar en masivo, los archivos firmados terminan con la palabra “signed” (una vez por cada firmante).

Usa la herramienta Matriz CCCC, disponible en Herramientas Avanzadas > Implementación. Selecciona los centros de costo y los ítems de pago que quieres relacionar, luego ingresa la cuenta contable correspondiente en cada celda de la matriz cruzada y guarda. Es importante trabajar con orden, ya que la información no puede eliminarse de la matriz una vez agregada sin perderla.

Sí. Desde Herramientas Avanzadas > Campos Personalizados (disponible solo para el perfil Analista de pago Superpoderoso), puedes crear nuevos campos definiendo un código, nombre, descripción y tipo de dato (texto, número, fecha, opciones, verdadero/falso, etc.). Estos campos luego se pueden insertar en plantillas de documentos mediante comodines, y no pueden eliminarse si ya están en uso.

El enrolamiento permite que un trabajador firme documentos electrónicamente. De forma individual, ve a Firma Electrónica > Enrolamiento, agrega al trabajador, valida su teléfono y guarda; el sistema le enviará un correo para crear su clave de firma. De forma masiva, usa Enrolamiento Masivo y agrega a varios trabajadores a la vez. Es indispensable que cada ficha tenga correo personal y celular de 9 dígitos correctamente registrados.

De forma individual, primero registra el cese del colaborador (fecha y motivo de egreso) en su ficha, luego ingresa a la opción LBS para configurar los beneficios a incluir y generar la liquidación. De forma masiva, usa Herramientas Avanzadas > Masivos > Liquidación de Beneficios Sociales Masivos, filtra a los colaboradores cesados, configura el proceso y genera la LBS de todos a la vez. Es obligatorio que cada ficha tenga registrada la fecha y el motivo de cese.

Ingresa al módulo de Asistencia y Turnos > Corrección de marcas y selecciona el rango de fechas a revisar. De forma individual, haz clic en el ícono de lápiz del registro para editar la hora o usar el valor del turno asignado. De forma masiva, selecciona varios registros y aplica una acción común (asumir horario del turno, rellenar marcas faltantes, ingresar horas manualmente, etc.). Es clave hacer primero todos los ajustes de turnos, ya que corregirlos después borra las correcciones manuales previas.

Primero registra el porcentaje a repartir en la ficha de la empresa (Empresa > Ficha > Editar Ficha). Luego, en Herramientas Avanzadas > Masivos > Utilidades, completa el año, la razón social, la renta imponible y el porcentaje de participación, y haz clic en Calcular para ver el detalle por trabajador. Al confirmar, haz clic en “Generar Utilidades” para que la información pase a las boletas de pago. Aplica a empresas con renta de tercera categoría y más de 20 trabajadores.