Enrolamiento Individual

Iniciaremos con el primer paso para comenzar a utilizar la firma electrónica: nuestro proceso de enrolamiento que en este caso, lo realizaremos de forma individual 

Nuestro enrolamiento es:

• Sencillo y expedito.
• Cuidamos la información sensible de los trabajadores.
• No almacenamos información que no sea necesaria para futuros usos.

Nuestro proceso de firma se base en 3 pilares:

1. Integridad: Firma criptográfica que no altera el documento original, sellado de tiempo y disponibilidad online.
2. Autenticidad: De acuerdo con la información exclusiva que el colaborador conoce y posee, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono, contraseña de firma y código para firmar  directamente desde la misma aplicación.
3. No Repudio: Existencia de evidencia de firmado en los servidores de Talana.

Teniendo en cuanta lo anterior, vamos al proceso de enrolamiento.

ENROLAMIENTO

El primer paso para comenzar a usar la firma electrónica es enrolar a todos los trabajadores y representantes de la empresa, que participarán en el proceso de firma de la documentación.

Recomendamos antes de iniciar el proceso de enrolamiento, validar que en la ficha de cada trabajador esté cargado el email y teléfono celular para hacer más expedito este paso. El número de teléfono en la ficha debe estar ingresado con 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y debe ser igual al que se muestra al momento de crear el enrolamiento.

Para comenzar, debes dirigirte al módulo de Firma Electrónica -> Menú Lateral -> Enrolamiento:

Para crear un nuevo enrolamiento, debes ingresar al menú de "Enrolamiento" y hacer clic en la opción "+"

En el campo "Empleado", digita el nombre o número de documento de la persona que deseas enrolar, la cual figurará como listado desplegable una vez digitado los datos. Selecciona a la persona, para que el campo de número móvil, se auto complete desde el dato de la ficha.

En caso contrario, podrás digitarlo en el recuadro. Una vez validado el número de teléfono, haz clic en el ícono verde de "Guardar".

Al guardar, se le envía la solicitud vía correo electrónico, la cual llegará al correo personal que tenga ingresada el colaborador en su ficha 

Selecciona "continuar"; aquí podrás crear tu contraseña para empezar a firmar electrónicamente los documentos que se te soliciten 

Dicha contraseña puede ser alfanumérica, de 6 dígitos mínimo. 

Luego de crear dicha contraseña solo se debe hacer clic en "enrolarme" y listo.

Importante: la contraseña que ingresa en esta sección es distinta a la que utiliza para ingresar a la APP

Listado de enrolados

Dentro de la misma pantalla del enrolamiento individual, podrás visualizar el listado de todas las personas a las que solicitaste un enrolamiento, así como las que ya están enroladas.

La columna que te permitirá identificar a los enrolados, es la que indica "Vigente", en donde si tiene la condición de "si" es porque esta habilitado para firmar, y si dice "no" entonces no ha realizado o finalizado y, por lo tanto, no están habilitados para firmar electrónicamente. 

Entre la información mas relevante que encontrarás en esta pantalla, es la siguiente:

• Fecha de creación: Indica la fecha en la cual se solicito el enrolamiento al trabajador, ya sea de manera individual o masiva.
• Vigente: Indica si el colaborador esta o no enrolado.
• Teléfono: Número tal cual debe ser el mismo que tiene en la ficha.
• Reenviar: En el caso que el trabajador no responda al enrolamiento, podrás reenviar dicha solicitud para que realice el proceso.

¿Qué pasa si el colaborador cambia el número de teléfono?

Debes actualizar el número de teléfono por el nuevo desde la ficha del trabajador -> campo Teléfono celular (9 dígitos) y también debes actualizarlo en el enrolamiento de la persona, desde Firma Electrónica -> enrolamiento:

Asegúrate que en ambas partes esté ingresado el mismo número (ficha y enrolamiento) y guarda, esto hará que se le envié un nuevo correo al trabajador para enrolarse nuevamente.