Solicitud de Firma Masiva

Actualmente desde el módulo de firma electrónica puedes hacer solicitudes masivas de firma. Los documentos que puedes enviar a firma, pueden ser aquellos que has generado haciendo uso de las plantillas creadas dentro de la plataforma como también, podrás solicitar la firma de documentos que hayas cargado de manera masiva y en formato PDF.

Pasos Previos

Lo primero que debes verificar es si tienes generados o cargados los documentos que necesitas enviar a firmar, para ello recuerda lo siguiente:

1. Si vas a enviar a firmar documentos generados desde la plataforma a través de una plantilla, estos deben estar generados en la carpeta de cada uno de los trabajadores. Dicho proceso masivo lo puedes revisar desde acá. 

2. Si vas a enviar a firmar documentos cargados y no generados a partir de plantillas, deben contar con las siguientes características:

• Deben estar cargados en formato PDF.
• En el caso de ser un archivo masivo, independiente del tipo de documento, deben contener el mismo nombre para cada uno de los documentos cargados. Esto se debe a que al buscar los archivos que se enviarán a firma, la búsqueda se realizará por nombre del documento.

Si quieres saber mas sobre el como cargar dichos documentos puedes revisar el siguiente articulo, ingresando aquí.  

Proceso de Firma

Para realizar el proceso debes ir a la barra de herramientas y seleccionar el módulo de Firma Electrónica.

Y desde el módulo de Firma Electrónica debes seleccionar la opción de solicitudes masivas.

Al ingresar a las solicitudes masivas de firma, deberás realizar un proceso de firma o "campaña" de firma de documentos, para lo cual tendrás la siguiente pantalla dependiendo de si es tu primer proceso masivo o ya se han realizado otros dentro de la base de datos.

A continuación deberás seguir los siguientes pasos:

Primera Etapa : Selección de documentos y Personas

1. Selecciona los documentos que deseas firmar de manera masiva.

En el caso de que vayas a solicitar firmar documentos cargados en PDF, la opción a seleccionar dependerá del nombre, esto quiere decir que si cargaste 100 documentos que llevan por nombre "Anexo xxx" o "Contrato xxxx", el filtro a ocupar es "Contratos y anexos". En cambio, si el nombre del archivo que cargaste lleva por nombre "entrega Epp..","cambio domicilio", "modificación xxx", etc. entonces el filtro a ocupar debe ser de "documentos".

2. Seleccionar la fecha en que fueron generados los documentos.

Con este filtro Talana buscará todos los documentos generados dentro del periodo de tiempo que hayas seleccionado.

3. Luego deberás seleccionar el tipo de plantilla que intentas firmar electrónicamente, y esto dependerá del tipo de plantilla que hayas generado

4. El ultimo paso, será buscar el nombre de la plantilla que generaste de manera masiva y necesitas firmar, esto permite que la búsqueda de los documentos sea más precisa en el caso que dentro de un periodo de tiempo hayas generados una alta cantidad de documentos.

Adicionalmente, con este filtro se buscarán a todas las personas que tengan generado un documento con esa plantilla, de acuerdo a los filtros anteriores de tipo de contrato y fecha en que se generó.

En esta última imagen que se genera posterior al hacer uso de todos los filtros, tendrás la cantidad de personas con el documento que se generó en los plazos seleccionados, y adicionalmente indicará si las personas que fueron seleccionadas están o no enroladas para firmar electrónicamente.

Frente a estos casos, para aquellas personas que figuran no enroladas podrás quitarlos del proceso desmarcando la casilla o podrás pasar al siguiente paso del proceso, en donde el sistema te preguntará si desea solicitar el enrolamiento a dichos trabajadores.

Por lo tanto, podrás enviar una nueva solicitud de enrolamiento para que puedan firmar electrónicamente, lo cual enviará un nuevo correo para dicho proceso o simplemente podrás omitir, generando la solicitud de firma únicamente para todas aquellas personas enroladas. Aquellos que no estén enrolados, permanecerán en ese estado hasta que no se realicen el proceso de enrolamiento.

Segunda Etapa: Selección del flujo de firma y contrapartes

En este proceso lo primero es seleccionar el flujo de firma, para lo cual tendrás 5 opciones:

• A todas las partes: Esto significa que la solicitud de la firma de documentos será a todas las partes al mismo tiempo, vale decir, al trabajador y a la contraparte o contrapartes de acuerdo a lo que hayas seleccionado. La definición de una segunda contraparte será opcional.

• Primero al trabajador y luego a las contrapartes: Esta segunda opción de flujo de firma, enviará primero la solicitud de firma al colaborador o grupo de colaboradores, y cuando todos hayan firmado, se solicitará la firma a la o las contrapartes seleccionadas. En este último caso, si son dos contrapartes, la solicitud llegará a ambas al mismo tiempo.

• Primero a las contrapartes y luego al trabajador: Este proceso es inverso al anterior, por tanto, primero firman la o las contrapartes, y cuando estas hayan firmado el o los documentos, se solicitará la firma a los trabajadores.

• Sólo al trabajador: Con esta opción, se solicita la firma del documento solo al colaborador, no se solicitará ingresar a ninguna contraparte para el proceso. En el caso que el proceso de firma corresponda a la solicitud de las boletas de sueldo procesadas por Talana, esta opción será la que venga por defecto. 

• Sólo a las contrapartes: Esta es la última opción y es la inversa a la anterior, por lo tanto, solo se solicita la firma a la o las contrapartes que ingreses.

Importante: En la selección de las contrapartes saldrán todas las personas que estén enroladas para poder firmar electrónicamente.

Tercera Etapa : Nombre de campaña, notificación y envío

Esta es la última etapa del proceso, y en ella podrás dar mayor detalle al proceso masivo de firma que estás realizando.

Para dicha personalización, podrás hacer lo siguiente:

• Dar un nombre al proceso de firma de tal forma que puedas diferenciar los proceso que vayas realizando.
• Añadir una descripción al proceso, esto para apoyar lo anterior y tener mayor detalle del proceso que estas realizando (documentos enviado, grupo de trabajadores a quien se solicita, etc.)
• Definir la notificación de la solicitud, email. En el caso que los trabajadores hagan uso de la app de Talana Next y tengan activas las notificaciones de la app, también se notificará de manera automática desde ahí.
• Por último, podrás definir si la solicitud se enviará de manera inmediata o programar el envío para más tarde.

Ya sea que realices la solicitud de firma de inmediato o la hayas programado, al finalizar el proceso, recibirás el siguiente mensaje:

Para avanzar, debes hacer clic en "Ok", y volverás a la pantalla de solicitudes masivas, en donde encontraras tu campaña de firma con todo el detalle.

• Fecha y hora de envío.
• Nombre de la campaña y descripción del proceso.
• N° de personas que deben firmar. En el caso que se hayan añadido contrapartes ese número será el doble o triple, entendiendo que es un contabilizador de firmas que se deben generar.
• Proceso de firma: dicha barra irá mostrando el porcentaje de avance del proceso realizado, lo que te permitirá tener un seguimiento de dicho proceso.