En este artículo aprenderás a cargar archivos de manera masiva en la ficha de tus trabajadores. Dichos documentos podrán ser de tipo PDF (1.2 o superior), Word y Excel. De estos últimos tipos de archivo es el PDF el más importante, dado que serán los que podrás enviar a firmar digitalmente si cuentas con dicho módulo.
El primer paso antes de realizar una carga masiva es modificar el nombre de los archivos a cargar de manera masiva.
El archivo que cargues debe tener el siguiente formato: Numero de documento del trabajador, junto con el nombre del documento. Por ejemplo:
El nombre de los archivos podría ser el siguiente “25689359-2_Anexos_de_trabajo.pdf” incluyendo guiones bajos entre los espacios.
Este requisito es el que se debe cumplir para cualquier tipo de los documentos que vayas a cargar de manera masiva.
La definición del nombre del archivo es importante por los siguientes motivos:
- De acuerdo al Numero de documento, Talana redirigirá el documento a la carpeta del trabajador correspondiente.
- En el caso de querer enviar los documentos a firma electrónica , Talana realizará una búsqueda por nombre del archivo, agrupando a todas las personas que tengan el archivo con el mismo nombre para poder enviarlos a firmar de manera masiva.
Para esto más que cantidad, debes revisar que el tamaño total de los documentos a cargar no supere los 200 MB. Para seleccionar los archivos debes abrir la carpeta contenedora de los documentos, seleccionarlos y arrástralos a la pantalla, así como también la opción de “selecciona uno de tu equipo”, para que busques y abras la carpeta donde se encuentran los documentos que vas a cargar.
Seleccionados los documentos, puedes ver el listado de los documentos a cargar, y con dicha acción revisar lo que cargas, así como también podrás sacar de dicho listado uno de los documentos que cargas Hecho lo anterior solo debes seleccionar el botón de Cargar documentos.
Este proceso de carga, finaliza con el paso 4 del cargador, donde se indica la cantidad de documentos cargados, así como también los documentos no cargados.
Para la revisión de la carga de documentos podrás descargar un archivo Excel que indica las personas a quienes se realizó la carga de los documentos y los documentos que fueron cargados.
En el caso de aquellas personas a quienes no se haya realizado la carga de un documento, se despliega una tabla indicando los números de documento y el motivo del porqué no cargo, en donde la principal razón será aquellos casos donde el número de documento que se indica en el nombre del archivo, no exista dentro de tu base de datos.
Al finalizar el proceso puedes descargar un archivo Excel que indica a qué trabajadores se les cargó un archivo, y el nombre del o los archivos cargados. En el caso de que cuentes con el perfil de administrador "analista de pago superpoderoso", tienes la opción de ir la carpeta, que te direcciona a la pantalla del gestor de documentos.
1. Alerta en formato del Número de documento.
Esta alerta se despliega durante el paso 3, y se genera cuando el número de documento está errado, distinto a que el número de documento no exista dentro de la base de datos.
2. Documentos ya cargados
Cuando cargues un archivo, se valida la existencia de cargas previas de documentos que contengan el mismo nombre del archivo actual y dentro de la misma carpeta, para lo cual tendrás la opción de cargar solo los documentos que sean para nuevos trabajadores o la de cargar todos los documentos de igual manera. Esta última opción hará que tengan más de un archivo con el mismo nombre dentro de la misma carpeta, por tanto, en los casos que no corresponda, antes de continuar revisa si corresponde tener 2 o más archivos con el mismo nombre o cambia el nombre del mismo, indicando algún código u carácter otro para que en el futuro puedas distinguirlos.
3. Número de documento no encontrado
En el último paso de la carga de documentos te podrías encontrar con que no existe el número de documento dentro de la base de datos, ese indicador es distinto al que mencionamos al principio referente al formato del número de documento.
4. Límite de 200 MB
Otra alerta que encontraras al realizar una carga de documentos es por exceder el límite de carga, la cual corresponde a máximo de 200 MB por el total de archivos que cargas.
En los casos que presentes dicho error, podrás ver el listado de documentos que cargas, seleccionar documentos de algunos trabajadores y sacarlos del listado para poder continuar con el resto, dejando aquellos eliminados para una próxima carga.
5. Error de formato.
Como bien indica la pantalla de carga, solo puedes cargar archivos en formato PDF, EXCEL, WORD, PNG Y JPG, si en el caso de que llegue a cargar un archivo en un formato distinto tendrás un mensaje indicando aquellos
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