4.3 Envia correos a tus postulantes

Nuestra herramienta de mailing te permite mantener a los postulantes informados a lo largo de todo el proceso de manera ágil y sencilla, además de personalizar las comunicaciones según las necesidades de tu organización.

Una comunicación efectiva con tus postulantes mejora significativamente su experiencia y contribuye a fortalecer tu marca como empleador.

En este artículo veremos las siguientes secciones:

• Personaliza y envía correos generales
• Personaliza el contenido de correos de evaluaciones
• Personaliza el remitente para tus correos

Envía correos personalizados a tus postulantes

Paso 1: Edita o crea plantillas

Deberás ingresar al menú lateral izquierdo, dirigirte a Configuraciones y seleccionar la opción Correos.

Una vez dentro, podrás visualizar distintas pestañas correspondientes a correos asociados a evaluaciones que ya han sido creados por Talana. Estos correos cuentan con envío automático y solo permiten edición de contenido.

Para crear nuevas plantillas de correos —por ejemplo, para informar el descarte de un postulante— deberás ingresar a la pestaña Generales.
 

Para crear nuevas plantillas, deberás hacer clic en el botón Crear plantilla y seleccionar si deseas partir desde una plantilla base o crear una desde cero.

Debes asignar un nombre a la plantilla, definir un asunto (el cual será visible para el postulante) y redactar el cuerpo del mensaje. Para este último paso, cuentas con la opción de utilizar etiquetas que permiten personalizar automáticamente el contenido del mensaje, incorporando elementos como el nombre del postulante, el nombre de la etapa y el nombre del proceso de selección en el que se encuentra, y finalmente el nombre de la organización.

De esta manera, no es necesario crear una plantilla distinta para cada postulante, ya que los datos se actualizarán dinámicamente según corresponda.

Luego solo debes dar clic en Crear plantilla.
 

Luego, en la pantalla inicial podrás visualizar el estado de la plantilla (activa o inactiva), el nombre asignado y la fecha en que fue creada.

Paso 2: Envía correos desde tus procesos

Para enviar correos a tus postulantes, deberás ingresar a la funcionalidad de Procesos desde el menú lateral izquierdo.

Selecciona el proceso correspondiente y luego accede a la ficha del postulante al que deseas enviar el correo.

Una vez dentro de la ficha, dirígete a la pestaña Mailing, donde encontrarás el botón Enviar correo. Al hacer clic, podrás seleccionar la plantilla que deseas enviar.

El envío de correos electrónicos también puede realizarse de forma masiva. Para ello, ingresa al proceso de selección y ubícate en la etapa desde la cual deseas notificar a los postulantes.

Es importante considerar que, en aquellas etapas que cuenten con evaluaciones asignadas, los correos se enviarán de manera automática al incorporar a los postulantes en dicha etapa.

Para realizar un envío masivo, selecciona la casilla ubicada junto al nombre de la etapa, lo que marcará automáticamente a todos los postulantes incluidos en ella. Al hacerlo, se desplegará una barra morada en la parte superior de la lista.

Luego, haz clic en la barra morada donde se indica el nombre Selecciona una acción y se abrirá automáticamente una ventana en el lado derecho de la pantalla con las distintas opciones disponibles. En este caso, deberás elegir Enviar mensaje a postulante(s).
 

En la ventana que se desplegará, podrás ver que los postulantes asignados a la etapa correspondiente figuran automáticamente como destinatarios. Solo deberás seleccionar la plantilla de correo previamente creada, verificar que la información sea correcta y, finalmente, hacer clic en Enviar.

De este modo, el mensaje se enviará de forma simultánea a todos los postulantes seleccionados.

Personaliza los correos de tus evaluaciones

En esta oportunidad, deberás ingresar al menú lateral izquierdo, dirigirte a Configuraciones y acceder a la sección Correos. Allí deberás ingresar a las pestañas correspondientes a evaluaciones.

Estas son plantillas de correo que ya vienen preconfiguradas por Talana. En estas, únicamente es posible modificar el asunto y el cuerpo del mensaje, en caso de que desees incluir instrucciones adicionales o bien algunos enlaces en caso de ser necesario.

Una vez realizadas las modificaciones, recuerda guardar los cambios. Estas plantillas se utilizarán para el envío automático de correos cada vez que se asignen evaluaciones y se incorporen postulantes a la etapa correspondiente.

Por otro lado, es importante mencionar que cada correo asociado a una evaluación presenta distintos estados:

• Asignación: el candidato recibirá un correo cuando se le asigne una evaluación.

• Recordatorio: si el candidato no ingresa o no completa sus evaluaciones, Talana enviará un correo notificándole que estas tareas están pendientes.

• Expiración: notifica al candidato que ha vencido el plazo para realizar las evaluaciones.

• Rendido: una vez que el candidato complete las evaluaciones asignadas, Talana enviará una notificación confirmando la recepción de sus resultados.

Personaliza el remitente para tus correos

Podrás visualizar el remitente al ingresar a la sección de Correos, en la parte superior, bajo el título Edición del remitente. 

Por defecto, el remitente se mostrará con el nombre de tu empresa; sin embargo, puedes modificarlo en caso de que desees mantener la confidencialidad de ciertos procesos. 

Para editarlo, simplemente posiciónate sobre el campo Nombre y realiza la modificación que desees y luego debes dar clic en Guardar para que los cambios sean visibles al postulante.