Gestión de Vacaciones

En este apartado, podrás ingresar, editar o eliminar  solicitudes de vacaciones del los trabajadores de forma individual y masiva (en algunos casos)

Además, en la ficha podrás visualizar el saldo de vacaciones Truncas, Ganadas e Indemnizables (si es que corresponde)

Carga Individual

Para realizar la carga de solicitudes de vacaciones de manera individual lo puedes hacer desde la ficha, según el paso a paso detallado a continuación: 

Desde la ficha del colaborador (sin editar) > pestaña vacaciones > agregar vacaciones:

Se desplegará la modal donde deberás llenar los datos para solicitar vacaciones.

Debes ingresar la fecha de inicio y la cantidad de días de vacaciones, luego automáticamente el sistema calculará la fecha de retorno. 

Para eliminar la solicitud, también se puede realizar desde la ficha, con la opción

Independiente de si la solicitud la hace el colaborador desde el portal, o se ingresa directo en su ficha, la solicitud queda en estado “Pendiente”, por lo tanto, debe ser aprobada por el jefe o por el administrador para que se rebaje del saldo y se genere el comprobante por dicha solicitud.

Flujo de aprobación

Las solicitudes de vacaciones tienen un flujo natural y automático entre el colaborador (quien realiza la solicitud de días) y la jefatura (quien aprueba la solicitud). 

Dicha jefatura que participa en el flujo es que fue definido en la ficha del colaborador, campo “jefe”, quien recibe un email con la notificación de la solicitud, en caso de tenerlas activas:

De esta forma, la jefatura podrá aprobar o rechazar la solicitud directamente desde: 

— El email de notificación

— Ingresando a Talana Next > mi mundo > Solicitudes de mi equipo

— O al portal web https://mi.talana.com/

Incluso, los usuarios con perfiles de administrador de la plataforma puede también aprobar o rechazar las solicitudes, directo desde la ficha del colaborador, con la opción de editar :

Una vez aprobada la solicitud, esta será rebajada de saldo de vacaciones de la ficha del colaborador, y se genera el comprobante con el detalle de la solicitud, de la cual el colaborador recibe una copia en su correo persona definido en su ficha y además queda disponible el certificado en el portal del colaborador (APP o versión web)

Considera que el certificado de vacaciones mostrará la cantidad total de días hasta el regreso de las vacaciones. 

También es fundamental tener en cuenta que, si realizas modificaciones en la solicitud de vacaciones, como ajustar la cantidad de días solicitados, la papeleta no se actualizará automáticamente. En este caso, es necesario generar nuevamente el documento de vacaciones para que los saldos se actualicen en él.

Finalmente, si tienes contratado firma electrónica, se activa automáticamente el flujo de firmas del comprobante de vacaciones, siempre y cuando Ambas partes estén enroladas al momento de realizar la solicitud, porque el flujo de activa al momento de la aprobación. 

Dato importante: Si una de las partes no está enrolada al momento de aprobar la solicitud, el flujo de firma no se dispara.

Carga Masiva

Para cargar solicitudes vacaciones de forma masiva, debes ir a menú lateral > carga de datos  > otros cargadores > Vacaciones y descargar la planilla de ejemplo

Acá podrás cargar solicitudes de vacaciones que idealmente ya han sido aprobadas (históricas)

Descripción de campos:

Empleado: Número de documento del empleado. (Obligatorio)

Vacaciones Desde: Fecha de inicio de las vacaciones tomadas por el colaborador, formato definido en la planilla (Obligatorio)

Número Días: Cantidad de días tomados. (Obligatorio)

Medios Días: Siempre indicar "N". (Obligatorio)

Tipo de Días: Podrás seleccionar si los días tomados ganados o truncos

Aprobada: Podrás cargar el estado de las vacaciones (aprobadas, pendientes o rechazadas) si son cargadas como pendientes llegará un correo a la jefatura del colaborador. (Obligatorio)

Identificador de contrato: Esta opción solo la debes completar si trabajas con código de contrato (forma de identificar los contratos, cuando es 2 o más durante el mes), en caso no cuentes con esa condición dejar en blanco

Jornada: Siempre indicar "M". (Obligatorio)

Observaciones: Campo libre para indicar alguna observación de las vacaciones que ingresas, es opcional.

Una vez lista la planilla, para la carga puedes utilizar la opción “subir nuevos” para registros que no han sido cargados antes en la plataforma, o “Actualizar los que están, y cargar los que no están”

En la carga masiva, a diferencia del flujo o del ingreso individual, tienes la opción de cargar dichas solicitudes ya aprobadas, seleccionando en el campo “Aprobada” la opción A, y de esta forma, no notificará a ninguna de las partes por la solicitud, se rebajará del saldo del colaborador y se emitirá el comprobante.

A continuación te dejamos el video con el paso a paso para la carga: