Mediciones Organizacionales

Para crear tu primera encuesta, deberás seguir la siguiente ruta: 

Menú lateral> Encuestas > botón:  Crear nueva > Selecciona cómo crear tu encuesta> Crear desde plantilla o Crea una nueva encuesta.

1. Crear encuestas desde plantilla: 

Si deseas realizar una medición de clima organizacional, encontraras una plantilla pre cargada en el módulo. Esta dirigida a clientes que quieren actualizar su encuesta o que no tienen una propia y desean extraer ideas de referencia.

Esta encuesta tiene un total de 96 afirmaciones, distribuidas en 13 dimensiones. Fue creada pensando en abarcar todo tipo de industrias, situaciones y otras variables. Te recomendamos revisar la plantilla y eliminar todo aquello que no haga sentido para el contexto de tu organización. Es editable, por lo cual podrás modificar, incorporar o eliminar preguntas y dimensiones de acuerdo a las necesidades de tu organización, manteniendo únicamente las afirmaciones sobre las cuales vas a generar planes de acción durante el siguiente período. 

¿Cómo crear una encuesta desde plantilla en Talana?

• Paso 1: Menú lateral> Encuestas > botón crear nueva > Crea desde plantilla > Crear.
• Paso 2: Cambiar el nombre de la encuesta.
• Paso 3: Editar opciones de respuesta (de 3 a 10 opciones), cantidad de favorables (de 1 a 3) y nomenclatura a utilizar.
• Paso 4: Revisar y editar dimensiones para que se mida solo los temas sobre los que se va a trabajar.
• Paso 5: Revisar y editar enunciados para que se adecúen al contexto.
• Paso 6: Guardar.

2. Crear encuestas desde cero: 

Serán afirmaciones que el administrador del módulo (cliente) debe construir y cargar en la plataforma. No existe un límite de dimensiones o preguntas a incorporar en la encuesta por sistema, pero recuerda que lo ideal es incorporar temáticas sobre las cuales podremos hacer algún tipo de gestión, sin extender la encuesta más de lo necesario. 

¿Cómo crear una encuesta desde cero en Talana? 

• Paso 1: Menú lateral > Encuestas > botón crear nueva > Crea una nueva encuesta > Crear.
• Paso 2: Nombre encuesta (no se puede repetir)
• Paso 3: Editar opciones de respuesta (de 3 a 10 opciones), cantidad de favorables (de 1 a 3) y nomenclatura (nombre de las opciones de respuesta).
• Paso 4: Crear dimensiones (mínimo una) con nombre y descripción.
• Paso 5: Cargar enunciados (mínimo 1 por dimensión) de selección única o texto.
• Paso 6: Guardar.

• Los temas a medir serán agrupados en dimensiones.
• Se compone de afirmaciones, enunciados o preguntas. 
• El formato de las preguntas puede variar entre selección única o preguntas abiertas. 
• Es posible invertir la fórmula de cálculo de algunas preguntas en caso de ser necesario.
• Podrás crear tu propia encuesta y si deseas realizar una medición de clima organizacional podrás utilizar la plantilla dispuesta por Talana. 

Una escala se utiliza para interpretar resultados. Los resultados sirven para identificar áreas de mejora, fortalezas y dolores en el entorno laboral. El uso de una escala proporciona un lenguaje común para analizar y debatir sobre los resultados de una medición organizacional. 

Para crear tu primera escala, deberás seguir la siguiente ruta: 

• Paso 1: Menú Escalas > botón crear nueva.
• Paso 2: Nombre escala y cantidad de niveles (3 a 10).
• Paso 3: Definir un nombre para cada nivel.
• Paso 4: Definir tope de cada nivel (por defecto divididos en partes iguales).
• Paso 5: Guardar.

Paso a paso desde Talana: 

1. Configurar encuesta: 

Desde el menú lateral izquierdo, selecciona el botón: Mediciones, luego deberás dirigirte a la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar el botón: + Crear nueva. 

Una vez creado el proceso, ingresarás a una vista en donde podrás configurar tu encuesta. Deberás seleccionar la encuesta a utilizar o bien ir al botón Crear nueva encuesta. Una vez seleccionada la encuesta, deberás ir al botón: Continuar.

A continuación, encontrarás una previsualización de la encuesta. Desde esta pantalla, tendrás acceso a ver las opciones de respuesta, dimensiones y preguntas, sin embargo el contenido no podrá ser editado. Si lo requieres, siempre puedes volver atrás y hacer los cambios necesarios.

2. Configurar escala: 

En esta pantalla, podrás seleccionar la escala que quieres asociar a la medición o crear una nueva. 

Una vez seleccionada la escala, podrás acceder a una previsualización de la escala seleccionada, la que no podrá ser modificada. Si necesitas hacerlo, siempre puedes volver al paso anterior.

Luego deberás avanzar con ayuda del botón: Continuar

3. Configurar medición: 

En este paso, podrás personalizar tu medición indicando un nombre, fecha y hora de lanzamiento, junto a la fecha y hora de cierre del proceso de medición de clima.

Para seleccionar la fecha de lanzamiento y de cierre, deberás pulsar el cuadro fecha desde y fecha hasta (según sea el caso). Seleccionar el mes y el día en el cual se dará inicio y término al proceso. Una vez seleccionadas las fechas,  deberás guardar tu selección a través del botón: Aplicar. 

Para configurar la hora de lanzamiento y de cierre de la medición, deberás pulsar el cuadro Hora desde y luego Hora hasta. 

Desde la casilla Hora,  podrás digitar un número o bien utilizar las flechas dispuestas para aumentar o disminuir el número a seleccionar. En ambos casos, el 12 será la alternativa máxima de horario a configurar. 

Desde la casilla Minuto, podrás digitar un número o bien utilizar las flechas dispuestas para aumentar o disminuir el número a escoger. En ambos casos, el márgen de tiempo a seleccionar será de 10 minutos. Para finalizar, deberás indicar si este horario es AM o PM, para luego guardar tu selección a través del botón: Aplicar. 

Finalmente, podrás activar el envío de notificaciones y recordatorios a través del checkbox dispuesto al lado de cada alternativa de notificación. Desde la casilla Recordar cada (n° de días), es posible digitar un número o bien utilizar las flechas dispuestas para aumentar o disminuir la cantidad de días que serán considerados para el envío de correos solo  a aquellos trabajadores que aún no responden a la encuesta.

Podrás configurar el alcance de la medición, seleccionado a todos los trabajadores activos en la base de datos. Para esto deberás mantener activo el checkbox Toda la empresa participa. 

Por otra parte, si deseas dirigir este proceso a un grupo acotado de trabajadores, deberás desmarcar el checkbox Toda la empresa participa. Al realizar esta acción, aparecerán una serie de casillas desde donde podrás seleccionar a qué segmento de personas deseas encuestar. Dentro de las alternativas, podrás seleccionar: personas, gerencias, sucursales, razón social, centro de costos, grupos manuales, cargos. 

Consideraciones para elegir segmentos a encuestar: 

a.- La selección de segmentos no es exclusiva, por ejemplo: podrías seleccionar más de una gerencia, sucursal o centro de costo. 

b.- Puedes escoger más de un segmento, por ejemplo: gerencia comercial y sucursal casa matriz. En este caso, es importante tener en cuenta, que esta selección no es un filtro. Por lo tanto, al seleccionar estos dos segmentos, Talana entenderá que toda la gerencia comercial y toda la sucursal casa matriz participan en el proceso de medición. 

c.- Si utilizas el segmento personas, deberás seleccionar como mínimo a tres trabajadores, este criterio está orientado a resguardar el anonimato de quien responde. En caso de no llegar a este mínimo de encuestados, el dashboard de resultado estará bloqueado. 

d.- Si deseas obtener resultados asociados a grupos manuales, deberás seguir el siguiente paso a paso:

Desde el módulo Gestión de Personas o Remuneraciones (según módulo contratado):

1. Crear el o los grupos. 
2. Asignar trabajadores a este grupo manual, puedes hacerlo de forma individual o masivamente        desde el menú: Carga de datos > Cargadores masivos> Cargar empleados simple. 

Importante: el usuario con perfil Analista de Pago Superpoderoso podrá realizar esta configuración. 

Una vez creado el grupo y asignados los trabajadores, deberás seleccionar el o los grupos manuales que deseas incorporar en la encuesta (desde el módulo mediciones organizacionales). 

Adicionalmente, podrás activar el filtro de antigüedad laboral que aparecerá expresado en meses e indicar la cantidad de meses a considerar. Talana considerará la fecha indicada en la ficha del trabajador y la fecha programada como inicio de la medición y en base a esos datos, calculará si el trabajador cumple o no con el filtro de antigüedad aplicado. 

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La selección de participantes, guarda directa relación con la base de trabajadores activos en el módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones (según módulo contratado). Es por ello, que el proceso de medición respetará la estructura organizacional al momento de ser publicada, tomando en cuenta datos como gerencias, sucursales y centros de costo declarados en la ficha de cada trabajador. Luego del lanzamiento de la encuesta Talana tomará una “fotografía” de la estructura organizacional, por lo cual, si existe una actualización de estructura post lanzamiento de medición, este cambio no se verá reflejado en la medición configurada.

Una vez completado este último paso, tu medición está lista para ser enviada en la fecha programada. Desde la pantalla Mediciones, podrás visualizar un cuadro resumen con el nombre de tu medición, encuesta asociada, fecha de inicio, fecha de fin, estado (en asignación, programada, en progreso, finalizada), participación (con el % de avance) y el botón acciones desde donde podrás editar o eliminar tu medición.