Cierre de Procesos

Con el objetivo de tener mayor control sobre tus procesos de pago, se implementó una nueva configuración llamada “Habilitar flujo de procesos”, que te permite gestionar y controlar en qué estado se encuentran tus procesos de Sueldo, CTS, Anticipos y LBS (Liquidación de Beneficios Sociales) dentro de la plataforma. Con esto, puedes evitar errores y tener un registro claro de qué procesos ya están finalizados y cuáles aún se pueden modificar.

Una vez que actives esta configuración, en el apartado de Boletas por Mes aparecerá una nueva columna llamada “Estado de Proceso”. Por defecto, todos tus procesos se establecerán automáticamente con el valor de Procesado, lo que significa que están listos para ser revisados o editados antes del cierre definitivo.
 

Paso a paso para cerrar un proceso 

Para cerrar un proceso, sigue estos pasos: primero, asegúrate de estar en el mismo período (mes/año) del proceso que quieres modificar. Luego haz clic en el botón “Editar” en la línea del registro del proceso elegido, y se desplegará automáticamente una ventana modal titulada Editar Proceso. Aquí, ve al menú desplegable de Estado del Proceso y cámbialo de Procesado a “Cerrado”. En esa misma ventana, también puedes cambiar el nombre del proceso si lo necesitas.

¿Qué restricciones se activan cuando un proceso está Cerrado?

Cuando un proceso está Cerrado, el sistema bloquea ciertas acciones para proteger la información:

• No se puede eliminar ninguna boleta de ese proceso, bloqueándose la opción tanto en el apartado de “Boletas por Proceso” como en la “Carpeta” de documentos dentro de la ficha de cada trabajador.

• En el caso específico de las boletas de Sueldo, CTS y LBS, el sistema bloqueará por completo cualquier intento de reprocesar la información con nuevos valores. Las cifras quedan fijas.
• Si intentas procesar alguna boleta desde el “Asistente de Pago”, el sistema te mostrará un aviso indicando que el proceso está cerrado. Para continuar con otros procesos, simplemente excluye al trabajador del listado.

Niveles de permisos 

Ten en cuenta que estas acciones solo las pueden realizar personas con los siguientes perfiles de acceso:

• Analista de Pago: puede cerrar un proceso una sola vez, pero no tiene permitido volver a reabrirlo de ninguna manera. Su acción es definitiva.

• Analista de Pago Superpoderoso: este rol puede cerrar y reabrir cualquier proceso las veces que sea necesario.

Reporte de Trazabilidad de Estados de Proceso 

Para que no se te escape nada y tengas una auditoría impecable, agregamos un nuevo reporte detallado que encuentras en la ruta Reportes > Básicos > “Trazabilidad de Estados de Proceso”.

Este reporte te muestra el historial de cambios de estado de todos tus procesos (Sueldo, LBS, Anticipo y CTS). Al hacer clic sobre el nombre del reporte, se abrirá un modal interactivo para que apliques los siguientes filtros antes de exportar tu información limpia a un documento Excel:

• Periodo (Mes / Año): Campo obligatorio para definir qué mes y año deseas auditar.

• Razón social, Centro de costo, Sucursal y Grupo: Para segmentar la información de acuerdo a la estructura de tu empresa.

• Estado: Te permite filtrar por las opciones de estado de proceso Pendiente, Procesado, Cerrado o Todos.

• Tipo de boleta: Puedes elegir ver todos los conceptos juntos o revisar por separado Sueldo, LBS, Anticipo o CTS.