Iniciaremos con el primer paso para comenzar a utilizar la firma electrónica: nuestro proceso de enrolamiento que en este caso, lo realizaremos de forma individual.
Nuestro enrolamiento es:
Sencillo y expedito.
Cuidamos la información sensible de los trabajadores.
No almacenamos información que no sea necesaria para futuros usos.
Nuestro proceso de firma se base en 3 pilares:
- Integridad: Firma criptográfica que no altera el documento original, sellado de tiempo y disponibilidad online.
- Autenticidad: De acuerdo con la información exclusiva que el colaborador conoce y posee, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono, contraseña de firma y código para firmar directamente desde la misma aplicación.
- No Repudio: Existencia de evidencia de firmado en los servidores de Talana.
Teniendo en cuanta lo anterior, vamos al proceso de enrolamiento.
ENROLAMIENTO
El primer paso para comenzar a usar la firma electrónica es enrolar a todos los trabajadores y representantes de la empresa, que participarán en el proceso de firma de la documentación.
Recomendamos antes de iniciar el proceso de enrolamiento, validar que en la ficha de cada trabajador esté cargado el email y teléfono celular para hacer más expedito este paso. El número de teléfono en la ficha debe estar ingresado con 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y debe ser igual al que se muestra al momento de crear el enrolamiento.
Para comenzar, debes dirigirte al módulo de Firma Electrónica -> Menú Lateral -> Enrolamiento:
Para crear un nuevo enrolamiento, debes ingresar al menú de "Enrolamiento" y hacer clic en la opción "+ Nuevo enrolamiento".
En el campo "Empleado", digita el nombre o número de documento de la persona que deseas enrolar, la cual figurará como listado desplegable una vez digitado los datos.
Selecciona a la persona, para que el campo de número móvil, se auto complete desde el dato de la ficha. En caso contrario, podrás digitarlo en el recuadro.
Una vez validado el número de teléfono, haz clic en el botón de "Crear Enrolamiento" para guardar.
❗ Importante: Si en este paso editas el número de teléfono o lo agregas porque en la ficha no estaba, asegúrate de ingresarlo con los 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y agrega el mismo teléfono en la ficha del trabajador. El campo "Teléfono Celular" de la ficha y el del enrolamiento debe ser siempre igual.
Enrolamiento por SMS
Al guardar, se envía una solicitud vía SMS. Este contiene un enlace que redirige a crear una contraseña para firmar digitalmente.
En el caso de que hayas realizado el proceso de Enrolamiento por correo electrónico, recibirás un solicitud al correo personal (ingresado en la ficha del colaborador) con el asunto "Bienvenido a Talana!".
Al seleccionar el botón "Comenzar"; aquí podrás crear tu contraseña para empezar a firmar electrónicamente los documentos que se te soliciten.
Dicha contraseña puede ser alfanumérica, de 7 dígitos mínimo y 12 máximo.
Luego de crear dicha contraseña y repetirla, solo se debe hacer clic en "Crear clave" y listo. Posterior a ello el sistema te enviará un mensaje de confirmación.
Nota: La contraseña que ingresa en esta sección es distinta a la que utiliza para ingresar a la APP.
Listado de enrolados
Dentro de la misma pantalla del Enrolamiento Individual, podrás visualizar el listado de todas las personas a las que solicitaste un enrolamiento, así como las que ya están enroladas. Además, podrás realizar una búsqueda más específica utilizando los filtros disponibles.
Buscar: Permite encontrar a un trabajador de forma individual ingresando su nombre o N° de documento.
Seleccionar rango de fechas: Permite filtrar los enrolamientos según la fecha en que fueron creados.
Filtros: Permite realizar una búsqueda segmentada de trabajadores para consultar su estado o registro de enrolamiento.
Puedes filtrar la información utilizando uno o más de los siguientes criterios:
- Tipo de Enrolamiento: Enrolado o No enrolado.
- Tipo de Empleado: Empleados vigentes o Empleados No Vigentes.
La columna que te permitirá identificar a los enrolados, es la que indica "Vigente", en donde si tiene la condición de "Sí" es porque esta habilitado para firmar, y si dice "No" entonces no ha realizado o finalizado y, por lo tanto, no están habilitados para firmar electrónicamente.
Entre la información mas relevante que encontrarás en esta pantalla, es la siguiente:
Fecha de creación: Indica la fecha en la cual se solicito el enrolamiento al trabajador, ya sea de manera individual o masiva.
Vigente: Indica si el colaborador esta o no enrolado.
Teléfono: Número al cual se envió el SMS con la solicitud para enrolarse. Este debe ser el mismo que tiene registrado en la ficha.
Reenviar: Al hacer clic en los tres puntos, se podrá encontrar la opción de reenviar la solicitud de enrolamiento, en el caso que el trabajador no responda.
¿Qué pasa si el colaborador cambia el número de teléfono?
Debes actualizar el número de teléfono por el nuevo desde la ficha del trabajador -> campo Teléfono celular (9 dígitos) y también debes actualizarlo en el enrolamiento de la persona, desde Firma Electrónica -> Enrolamiento, con la opción "Editar" que se muestra al hacer clic en los 3 puntos:
Asegúrate que en ambas partes esté ingresado el mismo número (ficha y enrolamiento) y guarda, esto hará que se le envié un nuevo correo al trabajador para enrolarse nuevamente.
Además, podrás descargar un reporte de enrolamiento en formato Excel seleccionando el botón Descargar reporte. Este archivo te permitirá contar con un respaldo de la información o realizar un análisis más detallado de los registros de enrolamiento.
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