Préstamos desde Centro de Requerimientos

En Talana continuamos optimizando los procesos para hacer más eficiente la administración de Recursos Humanos y mejorar la experiencia de todo el equipo. A continuación, te presentamos la nueva funcionalidad de Gestión de Préstamos en el Centro de Requerimientos (CDR), una herramienta que conecta directamente las solicitudes de los colaboradores con el módulo de Remuneraciones.

Beneficios clave

• Para el colaborador: Solicita sus préstamos fácilmente, visualiza la proyección de sus pagos y consulta el estado de su requerimiento en tiempo real.
• Para el aprobador: Evalúa solicitudes con el detalle financiero a la mano, ajusta las fechas de otorgamiento y descuento, y aprueba o rechaza con un par de clics.
• Para la empresa: Garantiza el cumplimiento de las políticas internas y mantiene un registro contable automático y auditable.

¿Cómo se configura el proceso? (Paso a paso para Administradores)

Antes de iniciar la configuración en la plataforma, debes solicitar al equipo de Soporte de Talana la activación de la configuración “Habilitar configuración de préstamos para CDR”.

Una vez activa la opción, debes configurar tres elementos principales dentro del menú: Centro de Requerimientos > Configuración de requerimientos.

1. Crear el Formulario

El formulario define la estructura de datos que completará el trabajador.

1. Dirígete a Centro de Requerimientos > Configuración de requerimientos > pestaña Formularios.

   

2. Haz clic en Crear formulario.

   

3. Asigna un nombre funcional (por ejemplo: Formulario de Solicitud de Préstamo).

   

4. En el campo de plantilla, selecciona obligatoriamente la plantilla Préstamos.

   

5. Completa el nombre de la sección y una breve descripción. Los campos generados por la plantilla son no editables ni eliminables. 

   

   

6. Haz clic en Guardar.

   

2. Crear el Flujo

El flujo establece quiénes revisarán la solicitud, qué campos podrán editar y qué acciones podrán ejecutar.

1. En Configuración de requerimientos, dirígete a la pestaña Flujos.

   

2. Selecciona Crear flujo. Luego en la nueva pantalla, define el nombre del flujo y asócialo al formulario creado recientemente con la plantilla de Préstamos

   

   

3. Al asociar el flujo al formulario, el sistema despliega las opciones de configuración: 
   • Campos disponibles al trabajador: Ninguno en el caso de esta plantilla.

   • Etapas de flujo: Por defecto se establece una primera etapa de aprobación donde se establecen los siguientes campos

     - Responsables (Jefe directo u Otros responsables asignados)

     - Campos del formulario (visibles y editables) 

     - Acciones que puede realizar el responsable (Aprobar y Rechazar por defecto).

     

4. Haz clic en Guardar.

3. Crear el Canal (Tipo "Con etapas")

El canal representa la puerta de entrada visible para los trabajadores en la plataforma.

1. Ve a Configuración de requerimientos > pestaña Canales.

   

2. Haz clic en Crear canal.

   

3. Asigna un nombre claro para el trabajador.

   Recomendación: Incluye la palabra clave "Préstamo" en el nombre del canal para que sea fácilmente identificable por los colaboradores.

   

4. En el tipo de requerimiento, selecciona Con etapas (obligatorio).

   

5. Vincula el canal al Flujo de préstamos creado en el paso anterior.
6. Asigna a los supervisores del canal y marca la opción Activo.
7. Haz clic en Guardar.

¿Cómo utilizar la funcionalidad según tu rol?

1. Vista del Colaborador (Creación y seguimiento)

Para solicitar un préstamo desde Mi Talana, sigue estos pasos:

1. Ingresa a Mi Talana y dirígete a Centro de Requerimientos.
2. Haz clic en el botón Nuevo requerimiento.
3. Selecciona el canal de préstamos disponible.
4. Ingresa el Asunto de la solicitud y completa los campos del formulario:

Nota sobre campos bloqueados: Los campos Fecha de otorgamiento y Mes del primer descuento aparecerán bloqueados para el trabajador, ya que son definidos exclusivamente por el aprobador.

5. Haz clic en Crear requerimiento.
6. Se desplegará una pantalla con la Simulación del Préstamo, donde podrás revisar:
   • Tasa de interés pactada.
   • Valor de la cuota capital.
   • Valor de la cuota interés.
   • Monto final de la cuota a pagar.
7. Si estás de acuerdo con la información, haz clic en Confirmar.

[ Llenar Formulario ]  -->  [ Revisar Simulación ]  -->  [ Confirmar Solicitud ]

• Advertencias: Si sobrepasas el monto máximo o el límite de cuotas permitido por tu empresa, el sistema te mostrará un mensaje de alerta para que ajustes los valores antes de confirmar.
• Seguimiento: Puedes consultar el estado de tu solicitud en Centro de Requerimientos > Mis Requerimientos. Si tu solicitud aún no ha sido procesada, podrás verla en estado En espera y tendrás la opción de eliminarla o revisar el detalle haciendo clic en el ícono del ojo.

2. Vista del Responsable / Aprobador (Gestión de la solicitud)

Si tienes asignado el rol de responsable en el canal de préstamos, podrás gestionar las solicitudes recibidas:

1. Ve a Centro de Requerimientos > Responder requerimientos > Ir a responder.
2. Ubica la solicitud en la tabla y haz clic en el ícono del ojo (Ver detalle).
3. Revisa la información del colaborador y la tabla del simulador de préstamo.
4. Haz clic en el botón Tomar requerimiento y confirma la acción en la ventana emergente.
5. (El estado de la solicitud cambiará automáticamente a "En progreso" para el trabajador).
6. Completa los dos campos operativos obligatorios:
   • Fecha de otorgamiento del préstamo: Fecha en la que se desembolsa el dinero (dd/mm/aaaa).
   • Mes del primer descuento: Mes en el que iniciará el cobro en nómina (mm/aaaa).
7. Elige la acción correspondiente:
   • Aprobar: Aplica la aprobación y registra automáticamente el préstamo en la nómina.
   • Rechazar: Finaliza el requerimiento informando al colaborador.

3. Vista del Supervisor (Monitoreo y Reportes)

Los supervisores y administradores pueden realizar el seguimiento completo del proceso desde Centro de Requerimientos > Supervisar requerimientos.

Desde esta sección podrás:

• Buscar y filtrar: Encuentra solicitudes por nombre de colaborador, rango de fechas o estado.
• Ver detalles de auditoría: Revisa en qué etapa se encuentra la solicitud, quién la atendió, los tiempos de respuesta y las fechas clave del proceso.
• Monitorear en Remuneraciones: Una vez aprobado el préstamo, este se reflejará de forma automática en el menú Empresa > Préstamos del módulo de Remuneraciones.
• Descargar reportes: Exporta planillas consolidando toda la información para auditorías o análisis internos.

Notificaciones automáticas

Cuando el responsable de Remuneraciones emite una respuesta, el sistema envía un correo electrónico automático al colaborador con el resultado de la gestión:

• Aprobado: El correo incluye la confirmación, el resumen final de las cuotas y las fechas de otorgamiento y descuento.
• Rechazado o No procesado: El correo detallará la razón funcional del rechazo o indicará si es necesario ingresar un nuevo requerimiento con datos ajustados.

Preguntas Frecuentes y Consideraciones Clave

¿Qué pasa si un colaborador solicita un monto mayor al permitido?

El sistema no le permitirá confirmar el requerimiento y mostrará una alerta indicando que debe ajustar el monto o la cantidad de cuotas a las reglas configuradas por la empresa.

¿Por qué el trabajador no puede elegir la fecha en que se le entregará el préstamo?

Porque la fecha de otorgamiento depende de los flujos de tesorería y fechas de corte de nómina de la empresa. Por ello, es un campo reservado únicamente para el aprobador.

¿Es necesario ingresar manualmente el préstamo en Remuneraciones tras ser aprobado?

No. La integración registra automáticamente el préstamo en la ficha del trabajador dentro de Remuneraciones tan pronto como el responsable hace clic en Aprobar.