El artículo explica cómo completar el archivo de Relevamiento para la Centralización Contable Personalizada en Talana Perú, dirigido a responsables de Contabilidad o Gestión Humana. Detalla los pasos para llenar seis pestañas del archivo Excel, incluyendo plan de cuentas, asignación de cuentas contables y estructura de salida según el formato del ERP. También ofrece un diagrama de decisión y un checklist final para asegurar la correcta configuración antes de enviar el archivo a Talana.
Nota: Este relevamiento aplica exclusivamente a proyectos de Centralización Personalizada, es decir, cuando tu empresa no utiliza el formato estándar de Talana y requiere que el asiento contable se adapte a la estructura de tu ERP.
- ¿Quién debe completarlo? Un responsable de Contabilidad o Gestión Humana / Nómina con conocimiento del plan de cuentas de la empresa y de las reglas de importación de su ERP.
- Tiempo estimado de llenado: entre 45 y 90 minutos, dependiendo de la cantidad de conceptos de planilla y de si tu empresa maneja centros de costo (multicuentas).
- Resultado esperado: un archivo Excel completo que el equipo de Implementación usará para configurar automáticamente tu exportación de centralización.
Requisitos previos
Antes de empezar a completar el archivo, asegúrate de tener a la mano:
- El plan de cuentas contable de tu empresa (código y nombre de cada cuenta), idealmente exportado desde tu ERP.
- Un asiento contable de ejemplo ya generado por tu sistema actual (si vienes migrando de otro proveedor de planillas).
- Definición interna sobre si la empresa separa el gasto por centro de costo (multicuentas) o no.
- Confirmación de si necesitas separar la centralización en varios archivos (Remuneraciones, Provisiones, LBS, Rol Privado).
- El manual o guía de importación de tu ERP, si tu sistema exige una estructura de archivo específica (separadores, ancho de columnas fijo, cabeceras, etc.).
Importante: Si tienes dudas sobre cómo tu ERP recibe los archivos de importación, consúltalo con el área de TI o con el proveedor de tu sistema contable antes de completar el relevamiento. Esta información es la base de toda la configuración posterior.
Paso a paso detallado
El archivo está compuesto por 6 pestañas. Debes completarlas en el siguiente orden:
Paso 1: Pestaña “Relevamiento”
Esta es la pestaña principal: aquí defines las reglas generales de tu centralización. Sus respuestas determinan qué otras pestañas deberás completar más adelante.
Completa cada campo de la columna de respuesta:
| Campo | ¿Qué debes indicar? |
|---|---|
| Formato estándar o customizado | Confirma que el proyecto es “Personalizado”. |
| Nombre de CRM/ERP Contable | El nombre de tu sistema contable (ej. CONCAR, StarSoft, Spring, SAP, Nisira, u otro). |
| Indicar formato del archivo que se importa al ERP | Selecciona Excel, CSV o TXT, según lo que acepte tu ERP. |
| Un ítem, ¿utiliza más de una cuenta contable? | Responde “Sí” o “No”. Esta respuesta es clave (ver el recuadro de decisión más abajo). |
| Distribución de multicuentas | Si respondiste “Sí” arriba, indica el criterio: por ejemplo, Centro de costo. |
| Separa Remuneraciones de Provisiones y LBS | Indica “Sí” o “No” si necesitas archivos separados para remuneraciones, provisiones y liquidación de beneficios sociales (LBS). |
| Separar Centralizaciones por Rol Privado/Rol General | Indica “Sí” o “No” si tu empresa maneja rol privado y rol general como centralizaciones independientes. |
Nota: El propio archivo trae una ayuda visual: si respondes “Sí” a la pregunta de multicuentas, una celda te indicará automáticamente que debes usar la pestaña “Asig. Cuentas Contables CCCC” en lugar de la pestaña “NORMAL”.
Paso 2: Pestaña “Plan de cuentas”
Aquí debes cargar el catálogo contable completo de tu empresa.
Instrucciones:
- Ubica las columnas CODIGO y NOMBRE.
- Copia y pega el plan de cuentas completo de tu empresa (todas las cuentas que podrían usarse en la centralización, no solo las de planilla).
- Respeta el formato de código tal como lo usa tu ERP (por ejemplo, con guiones:
11-22-2022).
Importante: No elimines la fila de ejemplo como referencia de formato hasta haber pegado tus propios datos; solo bórrala al finalizar, una vez que confirmes que tu información está correctamente ubicada en las columnas CODIGO y NOMBRE.
Paso 3: Pestañas de Asignación de cuentas contables
Aquí es donde defines qué cuenta contable corresponde a cada concepto de planilla (haberes, descuentos, aportes, provisiones, etc.). Debes usar una sola de estas dos pestañas, según lo que respondiste en el Paso 1.
Opción A — “Asig. cuentas contables NORMAL”
Úsala si tu empresa no separa cuentas por centro de costo (respondiste “No” a la pregunta de multicuentas).
Instrucciones:
- Revisa la lista de conceptos ya precargada (columnas Tipo de Ítem y Nombre): incluye haberes, descuentos, aportes patronales y provisiones típicas de planilla en Perú.
- En la columna Cuenta Contable, escribe el código de cuenta (del plan de cuentas del Paso 2) que corresponde a cada concepto.
- En la columna ContraCuenta Contable, completa únicamente para los aportes patronales, indicando la cuenta de contrapartida (gasto vs. provisión por pagar).
- En la columna Tipo de Apertura, revisa si el concepto requiere “Desglose por Centro de costo” u otro criterio de apertura definido por tu empresa.
- Al final de la pestaña encontrarás la sección “ITEM PROPIOS EMPRESA”: agrégala si tu empresa tiene bonos, descuentos o conceptos personalizados que no aparecen en la lista estándar.
Nota: No es obligatorio asignar cuenta a todos los conceptos listados; solo completa aquellos que tu empresa efectivamente utiliza en su planilla.
Opción B — “Asig. Cuentas Contables CCCC”
Úsala si tu empresa sí separa el gasto por centro de costo o estructura matricial (respondiste “Sí” a la pregunta de multicuentas).
Instrucciones:
- En la fila de encabezado de centros de costo (fila 4), verás columnas repetidas por cada centro de costo o gerencia de tu empresa (Gerencia, Sub-Gerencia, Administración, Contabilidad, Recursos Humanos, etc.).
- Para cada concepto (fila) y cada centro de costo (columna), indica la Cuenta Contable y, si aplica, la ContraCuenta Contable correspondiente.
- Al igual que en la versión NORMAL, revisa la columna Tipo de Apertura y completa la sección “ITEM PROPIOS EMPRESA” si corresponde.
Importante: Completa solo una de las dos pestañas de asignación (NORMAL o CCCC), nunca ambas. Si completas las dos, se generará ambigüedad y el equipo de Implementación deberá contactarte para confirmar cuál es la válida, retrasando la configuración.
Paso 4: Pestañas de Estructura de Salida
Aquí defines cómo debe verse exactamente el archivo final que tu ERP recibirá. Solo debes completar una de las dos pestañas, según el formato que elegiste en el Paso 1 (“Excel/CSV” o “TXT”).
Si tu ERP recibe Excel o CSV ➔ Pestaña “Estructura contable Excel, CSV”
Bloque 1 — Configuración general:
- Separador de archivo: indica coma, punto y coma, espacio u otro (solo aplica si el archivo de salida es CSV).
- ¿El archivo contiene cabecera?: Sí / No.
- ¿La cabecera está en la misma hoja detalle?: Sí / No / No aplica.
- ¿El archivo contiene pie?: Sí / No.
- ¿El pie está en la misma hoja detalle?: Sí / No / No aplica.
Bloque 2 — Detalle columna por columna:
Para cada columna que exportará el archivo, completa:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| N° Columna | Posición de la columna en el archivo de salida (1, 2, 3…). |
| Nombre de columna | Nombre que tendrá esa columna en el archivo (ej. “Correlativo”, “Cod. Cuenta”, “Glosa”). |
| Descripción | Qué información contiene esa columna (ej. “correlativo, comienza en 1”). |
| Ejemplo | Un valor de muestra que ilustre el formato esperado. |
| Observaciones Adicionales | Cualquier regla especial: formato de fecha, relleno con ceros, valores fijos, etc. |
Nota: Usa como referencia un asiento contable real ya generado por tu ERP; así aseguras que el orden y formato de columnas coincidan exactamente con lo que tu sistema espera recibir.
Si tu ERP recibe TXT de ancho fijo ➔ Pestaña “Estructura contable TXT”
Bloque 1 — Configuración general: igual que en Excel/CSV (separador, cabecera, pie).
Bloque 2 — Detalle de posiciones:
| Campo | ¿Qué debes indicar? |
|---|---|
| Inicio | Posición (carácter) en la que comienza el campo dentro de la línea. |
| Fin | Posición en la que termina el campo. |
| Largo | Cantidad total de caracteres que ocupa el campo. |
| Descripción de columna | Qué representa ese campo (ej. “Fecha de documento”, “Debe”, “Haber”, “Glosa”). |
| Ejemplo / comportamiento | Formato esperado y regla de relleno: con ceros (para campos numéricos, ej. montos), con espacios en blanco (para campos alfanuméricos), o el formato de fecha exacto (ej. aaaammdd). |
Importante: En archivos TXT de ancho fijo, cada carácter cuenta. Un error de 1 posición en “Inicio” o “Largo” puede desalinear todo el archivo y hacer que el ERP lo rechace o lo interprete incorrectamente. Verifica los números contra un ejemplo real de tu sistema.
Diagrama de decisión
Usa esta lógica rápida para saber qué pestañas completar:
¿Tu empresa separa el gasto contable por centro de costo, gerencia o área?
- No ➔ Completa la pestaña “Asig. cuentas contables NORMAL”.
- Sí ➔ Completa la pestaña “Asig. Cuentas Contables CCCC”.
¿En qué formato tu ERP recibe el archivo de importación?
- Excel o CSV ➔ Completa la pestaña “Estructura contable Excel, CSV”.
- TXT de ancho fijo (posiciones exactas) ➔ Completa la pestaña “Estructura contable TXT”.
Nota: Ambas decisiones son independientes entre sí. Por ejemplo, puedes tener una empresa con centros de costo (CCCC) que exporta en TXT, o una empresa sin centros de costo (NORMAL) que exporta en Excel. Completa siempre una pestaña de asignación y una pestaña de estructura de salida, nunca ambas de cada par.
Checklist final antes de enviar el archivo a Talana
Antes de enviar el archivo completado a tu consultor de Implementación, verifica haber incluido:
- Todas las preguntas de la pestaña “Relevamiento”, incluyendo formato del ERP y reglas de multicuentas.
- El plan de cuentas completo de tu empresa en la pestaña “Plan de cuentas” (código y nombre).
- Solo una pestaña de asignación: NORMAL o CCCC, según corresponda (no ambas).
- “ITEM PROPIOS EMPRESA” con los conceptos personalizados de tu empresa, si existen.
- Solo una pestaña de estructura de salida: Excel/CSV o TXT, según el formato que recibe tu ERP.
- Un asiento contable real ya generado por tu sistema (orden de columnas, posiciones, formato de fecha, rellenos con ceros o espacios).
Importante: Si tienes dudas sobre algún campo, es preferible que lo consultes con tu consultor de Implementación antes de enviar el archivo. Una vez configurada la centralización en base a este relevamiento, cualquier cambio estructural puede implicar tiempo adicional de reconfiguración.
Descarga el archivo aquí ⬇️
¿Tienes dudas adicionales? Puedes contactar a tu consultor de Implementación de Talana o escribirnos a través del Centro de Ayuda.
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