El flujo de Bolsa de Horas permite gestionar el tiempo extra trabajado por los colaboradores. A través de esta funcionalidad, podrás acumular las horas extraordinarias en una bolsa compensatoria para que el trabajador pueda disfrutarlas como tiempo de descanso, en lugar de recibir un pago inmediato. El sistema otorga un control integral sobre la acumulación, la compensación (uso como descanso), la reducción (solicitud de pago) y el vencimiento de dicho saldo.
Configuración y Activación
Para comenzar a utilizar esta herramienta, se debe activar la opción “Habilitar Bolsa de Horas”.
¿Cómo solicitarlo?
Debes enviar una solicitud al equipo de Soporte de Talana indicando la cantidad de meses de vigencia máxima que tendrán las horas extras registradas antes de vencer (por ejemplo, 3 meses).
Si usted cuenta con el módulo de Gestión de Personas contratado, podrá tener acceso a las siguientes funcionalidades:
1. Cargador Masivo de Horas a Compensar
La carga de horas en la bolsa se realiza de manera centralizada mediante un cargador masivo.
Ruta de acceso:
Carga de Datos > Cargadores masivos > Bolsa de horas
Al ingresar, encontrarás una pantalla dividida en tres secciones principales:
A. Importación
En esta sección podrás descargar la plantilla estándar y subir el archivo completado.
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Requisitos del archivo: Formato .csv, .xls o .xlsx, con un peso máximo de 2 MB y hasta 1,000 filas de información.
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Estructura de la plantilla:
| Campo | Descripción |
| N° de documento | Número de identificación del trabajador (RUT / DNI / Pasaporte). |
| Tipo de Hora (%) |
Tipo de hora extra acumulada. Las opciones válidas son:
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| Cantidad de horas | Total de horas extra a ingresar a la bolsa. |
| Fecha de generación | Fecha en que se generó la hora extra. Este dato es indispensable para calcular el vencimiento según los meses configurados. |
Pasos para la carga:
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Haz clic en Descargar plantilla.
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Completa los datos requeridos respetando la estructura.
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Presiona Seleccionar archivo, elige tu documento y haz clic en "Cargar archivo".
B. Resumen del Proceso
Muestra el detalle inmediato de la carga realizada: el ID de identificación del proceso, la cantidad de registros procesados con éxito y los errores detectados. Si se presentan inconsistencias, podrás descargar un reporte de errores detallado para corregirlo.
C. Consultar Proceso
Permite auditar cargas anteriores y eliminarlas. Ingresa el ID del proceso en el buscador y haz clic en Consultar. La tabla desplegará la fecha, hora, cantidad de registros y el estado de la importación.
2. Compensación de HHEE en la Ficha del Trabajador
Para administrar el saldo y las solicitudes de tiempo libre de un colaborador específico, dirígete a la ficha individual del trabajador.
Ruta de acceso:
Ficha del trabajador > Botón Más > Compensación de HHEE
En la parte superior de esta pantalla podrás visualizar el saldo consolidado de horas disponibles, desglosado según su recargo (25%, 35%, 100%) y su tipo (diurnas o nocturnas). Este saldo se actualiza automáticamente tras cada carga masiva.
Solicitudes de Compensación
La primera tabla detalla las solicitudes de uso de horas registradas para el trabajador:
Columnas disponibles: Fecha de inicio, Fecha término, Horario (inicio y término), Cantidad (horas/minutos o días), Estado y Acciones.
Acciones disponibles:
Editar: Habilitado para registros en estado Pendiente. Permite cambiar el estado a aprobado.
Descargar Certificado: Disponible una vez aprobada la solicitud. Genera un documento en PDF que certifica el uso del tiempo libre.
Eliminar: Permite remover el registro tanto en estado Pendiente como Aprobado.
¿Cómo registrar una nueva compensación?
Haz clic en el botón Agregar compensación de HHEE.
Completa los campos del formulario:
Tipo de compensación: Selecciona entre Por día o Por hora.
Fecha desde: Fecha en que inicia la compensación.
N° de días: (Aplica si elegiste Por día).
Hora desde / N° de horas / N° de minutos: (Aplica si elegiste Por hora).
Estado: Selecciona Pendiente o Aprobada.
Guarda los cambios para que la solicitud quede reflejada en la tabla.
3. Reducción de HHEE en la Ficha del Trabajador
Si por acuerdo o necesidad operativa se requiere pagar un saldo de la bolsa en lugar de otorgar descanso, se debe registrar una reducción de HHEE.
Ruta de acceso:
Ficha del trabajador > Botón Más > Compensación de HHEE
En la parte inferior del apartado encontrarás el botón Agregar Reducción de HHEE. Al presionarlo, se abrirá un formulario con los siguientes campos:
Periodo de la solicitud: Campo bloqueado que toma automáticamente el periodo activo en el sistema.
Tipo de HHEE: Selecciona el tipo de hora extra a reducir (entre las 6 opciones disponibles).
Cantidad de HHEE: Número de horas a retirar de la bolsa.
Tabla de Reducciones Registradas
Muestra las reducciones ingresadas con el detalle de:
Fecha de pago: Corresponde al último día del periodo de descuento (ejemplo: 30/09/2026 para el periodo 09/2026).
Tipo de HHEE y Horas: Clasificación y cantidad.
Estado: Creada.
Acciones:
Descargar documento: Genera un certificado en PDF del comprobante de solicitud de pago.
Eliminar: Cancela la solicitud de reducción.
4. Reporte Carga de Bolsa de Horas
El Reporte de Carga de Bolsa de Horas te permite obtener un historial detallado de todas las horas asignadas de forma masiva a tus colaboradores. Esta herramienta es clave para la gestión de recursos humanos, ya que facilita el análisis de la compensación y la reducción de horas, permitiéndote rastrear de forma precisa en qué proceso y fecha se realizó cada carga, junto con su respectivo mes de vencimiento.
Información disponible en el reporte
Al exportar este reporte en formato Excel, obtendrás un documento con los siguientes datos desglosados por cada registro de carga:
N° de Documento: Identificador legal del colaborador.
Nombre completo: Identidad del trabajador asociado a la carga.
Tipo de turno: Clasificación de la jornada del colaborador.
Cantidad de horas: Volumen exacto de horas asignadas.
Fecha de generación: Día en el que se ejecutó la carga en el sistema.
Mes de vencimiento: Periodo límite para la utilización o compensación de dichas horas.
Usuario de carga: Administrador que ejecutó el cargador masivo.
UUID del Proceso: Código único de identificación del proceso para facilitar auditorías o revisiones de sistema.
¿Cómo generar el reporte?
Dirígete a la siguiente ruta: Reportes > Ausentismos > Reporte Carga de Bolsa de Horas.
Haz clic sobre el nombre del reporte. Se abrirá una ventana emergente para configurar los parámetros de tu descarga.
- Define el periodo de búsqueda completando los campos obligatorios Desde y Hasta.
Nota: El rango de fechas estipulado entre los campos "Desde" y "Hasta" permite consultar un máximo de 6 meses de historial en una sola exportación.
- Utiliza los filtros adicionales (Razón Social, Centro de Costos, Sucursal o Grupo) si necesitas seleccionar y limitar la información a un área específica de tu organización.
- Haz clic en el botón Exportar para obtener el documento en formato Excel.
Ausencia de datos: Si no existen registros de cargas masivas de horas en el periodo temporal que elegiste, el sistema te mostrará un mensaje de error indicando que no hay información para procesar.
En el caso usted cuente con el módulo de Remuneraciones, podrá tener acceso a las siguientes funcionalidades:
5. Impacto en Boletas de Pago y Planilla
El uso o liquidación de la Bolsa de Horas se refleja automáticamente en el proceso de remuneraciones del colaborador según las siguientes reglas:
A. Reflejo de Compensaciones
Se visualiza en la boleta bajo el concepto:
S.I. DIAS COMPENS POR HORAS DE SOBRETIEMPO
-
Impacto: Este registro actúa como una ausencia justificada. No descuenta días computables para beneficios sociales, pero sí se descuenta dentro de los días no laborados reportados en la boleta del mes.
B. Reflejo de Reducciones, Vencimientos y Ceses
Se visualiza en la boleta bajo el ítem:
Horas Extras %Dia Pendiente
Este concepto se utiliza para pagar horas extras generadas por tres motivos:
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Reducción manual de horas (solicitada desde la ficha).
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Vencimiento del plazo máximo configurado para la bolsa.
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Cese del trabajador.
Reglas de Vencimiento Automático
Cuando las horas acumuladas superan el tiempo máximo de permanencia configurado en la bolsa, el sistema realiza automáticamente la liquidación del saldo pendiente en la boleta del periodo siguiente, respetando el tipo de hora y recargo original (25%, 35%, 100%; diurna o nocturna).
Ejemplo:
Si la bolsa está configurada con un vencimiento de 3 meses y el colaborador acumuló horas en marzo, el plazo de compensación vencerá durante el mes de junio, puesto que el conteo de los meses comienza en el mes siguiente. Por lo tanto, el sistema pagará automáticamente las horas no compensadas en la boleta de julio.
Regla de Cese
Al desvincular o finalizar la relación laboral con un trabajador, el sistema calcula y genera el pago automático de la totalidad del saldo pendiente de horas extras acumuladas hasta la fecha de cese. Este pago se refleja directamente en la boleta regular del mes de cese (no en el comprobante de Liquidación de Beneficios Sociales - LBS).
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