El proceso de anticipo nos permite la generación de una boleta de tipo anticipo por aquellos montos que necesitamos anticipar a nuestros trabajadores, y además nos permite obtener la nómina con dichos montos que debemos subir al banco para hacer efectivo el pago de anticipo.
Para esto, a continuación encontrarás los 3 pasos a seguir:
1) Carga de valores
El anticipo puede ser pactado (acordado), o cargado para el mes o periodo en que el trabajador lo solicite.
- Anticipo Pactado (acordado): El monto se ingresa directamente en la ficha del trabajador, en el apartado de sueldo. La idea del monto cargado en la ficha, es que sea un monto fijo, que no varié mes a mes, sino que sea un monto como bien dice el campo, pactado entre la empresa y el colaborador.
- Anticipo Variable o estacionario: Corresponde a todos los conceptos de anticipo que vayas ingresando mes a mes, ya sea porque varia el monto, o porque corresponde a una asignación estacional, como un adelanto de sueldo.
Dicho lo anterior, una vez que revisamos el concepto que vamos a utilizar, debemos realizar la carga de dichos montos por persona, el cual podrás realizar de manera individual o masiva, según el volumen de registros.
Lo habitual, es cargar los montos de anticipo solo por el mes de proceso, ya que el valor a anticipar por persona puede variar mes a mes. En el siguiente artículo, encontrarás como realizar la carga para el mes de proceso: Ingreso Simple.
2) Procesar anticipo
En este paso, es donde hacemos efectivo los dos pasos anteriores. Para procesar el anticipo, nos dirigimos al menú lateral -> Asistente de pago -> Anticipo
Cuando ingresamos, lo primero que debemos seleccionar es el o los anticipos que deseamos procesar (que fueron previamente cargados), desde el recuadro "Escoge los ítems de anticipo":
Luego agregamos a las personas, ya sea de forma individual, o seleccionando los filtros disponibles:
Si tienes personas cesadas dentro del mes en curso a quienes les deseas procesar el anticipo, antes de agregar a las personas debes seleccionar la opción "incluir cesados".
Al agregar a las personas, en la columna del tipo de anticipo seleccionado mostrará los montos que fueron previamente cargados por persona:
Pero, ¿Qué significa que se muestren personas destacadas en color amarillo o rojo?
Las destacadas en amarillo, quiere decir que ese trabajador ya tiene una boleta de tipo anticipo procesada (no necesariamente el mismo anticipo que vamos a procesar ahora).
Las destacadas en color rojo, son personas que en su contrato no tienen ingresados campos básicos para el proceso de sueldo tales como: Tipo de contrato, afp, o salud:
Acá podrás abrir las fichas de dichas personas y agregar los datos faltantes para poder procesar su anticipo, o simplemente eliminarlas del listado con la "x" que figura al costado derecho y procesarlas más tarde.
Luego, haz clic en el ícono verde para avanzar y generar el proceso:
Finalizado el proceso, podrás agregarle un nombre al proceso recién realizado, podrás visualizar el resumen de las personas y monto total procesado, además de poder descargar el transfer, obtener las boletas de tipo anticipo generadas, enviarlas por email o dirigirte a la sección de reportes:
3) Transfer bancario
Una vez procesado el anticipo, el ultimo paso para hacer el efectivo el pago es obtener el transfer para subirlo a la página del banco.
Para eso, podrás obtenerlo directamente al finalizar el proceso de anticipo, opción "Transfer bancario" o desde reportes -> Transferencias:
Posiciónate en el banco que utilizan para el pago, selecciona el mes al que corresponde la nómina de retenciones y en "tipo de boleta de pago/Origen" selecciona "Anticipo":
Al costado izquierdo selecciona la nómina a generar, puedes seleccionar generar el transfer a los colaboradores del mismo banco, solo interbancarios o ambos y más abajo la fecha de pago, luego haz clic en "Seleccionar" para descargar el transfer.
Si necesitas eliminar un anticipo ya procesado porque no corresponde o porque se encuentra duplicado, podrás eliminarlo desde la ficha del trabajador > Carpeta > Boletas, eliminando la boleta de Anticipo desde el icono de basurero color rojo:
También podrás eliminar estas boletas de forma masiva desde Reportes > Básicos > Boletas por proceso. Buscas el proceso correspondiente a los Anticipos Procesados y pulsas la opciones "Detalles"
También podrás editar el nombre del proceso haciendo clic en "Editar nombre de proceso", debes considerar que esta opción solo esta disponible para los usuarios que cuenten con los siguientes perfiles:
- Analista de Pago Superpoderoso
- Analista de Pago
- Analista de Pago Gerencia
- Analista de Pago sin Reportes
- Analista con Restricciones
Al ingresar, podrás seleccionar todas las boletas pulsando la casilla blanca o seleccionar solo los que necesites eliminar, posteriormente al realizar esta selección podrás eliminar estas boletas pulsando el icono de basurero color rojo.
Al realizar esta acción eliminaras los montos de anticipos que podrás ver reflejados al procesar sueldo, solo bastará con eliminar la boleta de anticipo para no ver reflejados dichos montos.
Las características principales del proceso de Anticipo son:
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Genera una boleta tipo anticipo en la ficha del trabajador.
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Debemos escoger que ítems de tipo Anticipo se procesaran.
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No genera cálculos de leyes sociales ni impuestos.
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Una vez procesado el anticipo, no es necesario informarlo para el proceso de sueldo, puesto que se considerará como descuento en el proceso de sueldo.
- Puedes procesar varios anticipos para la misma persona: Si seleccionaste varios ítems de anticipo en el mismo proceso, el proceso solo genera una boleta de tipo anticipo con todos los conceptos procesados. Cada proceso genera una boleta de tipo anticipo en la carpeta del trabajador
- Cada proceso de anticipo generado, se suma al anterior al momento de procesar el sueldo. A diferencia del proceso de sueldo que si pisa la boleta, en los anticipos si por ejemplo proceso dos veces un anticipo de viático, significa que se le anticipará dos veces el monto: una por cada boleta de anticipo generada.
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