¿Qué son las Boletas históricas?
Las boletas históricas son el registro de liquidaciones anteriores a la contratación del módulo de Remuneraciones en Talana, vale decir, estas boletas no están procesadas en nuestro sistema, pero si puedes registrar la data de ellas, con el fin de tener el registro histórico en la carpeta de cada colaborador.
Dicho esto, en este artículo te enseñaremos como realizar la carga de tus boletas históricas, para que puedas tener la información de los últimos años dentro de Talana, sin necesidad de volver a realizar dichos procesos.
Esto te ayudará a:
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Generar reportes de años anteriores
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Proceso de declaración jurada
- Cálculos de boletas con ítems variables
- Cálculo de finiquito con 24 rentas.
Para comenzar con el proceso debes bajar el archivo de carga, el cual poblaras con todos los datos de tus liquidaciones históricas, para llegar a este archivo debes seguir esta ruta: Carga de Datos > Cargadores Masivos > Otros Cargadores > Boletas Históricas.
Al abrir esta pestaña, en la parte superior derecha aparece el Botón “Descargar planilla de ejemplo”
Dato importante: Considerar que solo podrás cargar boletas históricos para colaboradores creados dentro de Talana, si quieres hacer la carga de otros colaboradores, tendrás que crearlos, para esto puedes revisar el siguiente artículo. Creación de empleados
Consideraciones
Antes de subir la nómina, debes tener en cuenta algunas consideraciones importantes, esto, con el fin de que puedas subir tus liquidaciones históricas de forma correcta y sin inconvenientes.
- En el caso de que tu boleta tenga menos campos de los encabezados mencionados en la planilla, solo debes dejar las casillas con valor 0, sin eliminar los encabezados.
- Si tu boleta tiene algún ítem que no esté considerado dentro de los encabezados, puedes agregar al final de la fila el ítem que necesites reflejar en dicha liquidación, siempre y cuando ese ítem este creado con el mismo nombre de fantasía dentro de la base de datos de Talana.
- No debes alterar el orden de las columnas predefinidas en el archivo.
- El colaborador debe tener una boleta por mes, si tiene contratos paralelos lo cual generaría la condición de tener dos boleta en un mismo mes, deben especificar el código de contrato en columna “D” por cada contrato y a cada boleta , si no se ingresan dichos códigos sólo se cargará una boleta y no ambas.
- El archivo no debe tener ningún carácter especial (*/+-&%·$”! =, o letra de los valores numéricos).
- No se debe formular, ni se debe aplicar formatos distintos al archivo.
- Si en tu planilla hay una celda que quede vacía, esto generará que el archivo no se pueda cargar, siempre deja las celdas vacías con valor 0.
- El orden del archivo siempre debe ser: orden personalizado (B-C-A) de menor a mayor tal cual lo indica el enunciado al principio de la carga.
Clasificación de datos de planilla histórica
La planilla cuenta con 18 encabezados, que indicaremos en las siguientes imágenes, detallaremos la información que debe ir en cada una de ellas:
- Rut: ingresar DNI de colaborador respetando el formato indicado en la imagen.
- Año_Mes : Formato año y mes (aaaamm).
Carga de archivo en el sistema
Una vez ingresada la información el archivo, contemplando todas las consideraciones anteriormente descritas, debes ir a la carga de boletas históricas, ya con el archivo adjunto, tendrás 4 opciones a seleccionar, detallaremos a qué corresponde cada una de ellas:
- Actualizar los que están, y cargar los que no están : esta opción sirve cuando estas cargando boletas por segunda vez y tu archivo está con información nueva y antigua.
- Actualizar: esta opción sirve para modificar boletas históricas ya cargadas y algún dato de esta esta erróneo.
- Subir nuevos: esta es la opción recomendada para subir por primera vez tu archivo, todos los datos a subir son nuevos dentro del sistema.
- Solo validar los datos: esta opción sirve para validar los datos antes de subir el archivo, este cargador verifica si tu archivo está sin errores antes de cargarlo.
Una vez cargado el archivo, aparece la leyenda con el número de liquidaciones cargadas, esta información la puedes validar ingresando en la carpeta del colaborador y verificando sus liquidaciones históricas cargadas, en la carpeta "Liquidaciones" o de forma masiva mediante esta ruta: Reportes > Básicos > Boletas por proceso
Aquí podrás visualizar todas las boletas cargadas por mes.
Te mostraremos 2 preguntas frecuentes respecto a la carga de boletas históricas
1. Necesito cambiar el impuesto de boletas históricas ¿Cómo lo hago?
Para poder cambiar el impuesto de una boleta histórica que ya se encuentra cargada en el sistema, solo debes editar dicha boleta con el cargador masivo de boletas, para esto, debes ir a la ruta:
Carga de datos > cargadores masivos > otros cargadores > boletas históricas
- Descarga la planilla de ejemplo y luego carga todos los valores tal cual los tenías en la primera liquidación, cambiando los valores de impuestos que necesites corregir.
- Luego vuelves a cargar la planilla seleccionando actualizar.
2. Necesito eliminar boletas históricas, ¿Cómo lo hago?
Para eliminar estas boletas, tienes dos opciones:
Opción 1. Recomendable
En esta opción debes dirigirte a la ruta: Reportes > Básicos > Boletas por proceso, aquí podrás borrar liquidaciones de distintos meses de proceso.
Al abrir este apartado te mostrara todos los procesos realizados. Debes buscar el tipo de liquidaciones históricas que se hayan generado y selecciona "detalles".
Busca los DNI procesados, también puedes seleccionar todo el proceso y eliminar.
Opción 2. Individual
Para realizar el cambio de forma individual debes estar posicionado en la ficha del colaborador, la cual podrás encontrar desde el menú lateral > Empleados, utiliza el buscador para agilizar la búsqueda y posiciónate en la ficha, luego dirígete a carpeta > Boletas.
Ten presente que esta opción solo te permite eliminar la liquidación del mes en el cual estas posicionado en tu base.
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