Flujos

El segundo paso es crear un flujo para el requerimiento, donde se define las personas responsables de tomar cada uno de los requerimientos que se crean. Aquí podrás agregar varios aprobadores por cada nivel definido.

Para crear un nuevo flujo, debes ir a la sección Configuraciones -> Flujos -> Crear flujo:

Selecciona el formulario que se debe asociar a este flujo e indica cuáles son las preguntas que serán visibles al colaborador al momento de crear un requerimiento, y la respuesta que verá una vez sea resuelto.

A continuación, crearemos un flujo con 2 aprobadores y te mostraremos el paso a paso:

Etapa 1: Identificación del flujo

Lo primero que debes hacer, es nombrar el flujo el cual se está creando. Por otro lado, seleccionaremos el formulario a utilizar.

Etapa 2: Trabajador

Acá seleccionaremos qué campos del formulario creado anteriormente, son los que debe completar el trabajador, y cuáles debe visualizar.

En este flujo, indicamos que el trabajador debe completar los campos "tipo de rendición" y además "ingresar tu boleta", seleccionando el check box de la columna "Creación". Además podrá visualizar la respuesta de los campos "aplica para rendir", y "es reembolsable?" de la columna "Respuesta".

Luego, selecciona "agregar etapa" para crear el primer nivel de aprobación:

* Recuerda que debes crear primero todas las etapas que tendrá el flujo, para que puedas seleccionarlas en las acciones de cada responsable.

Al crear la nueva etapa, podrás editar el nombre y agregare el responsable:

Nivel 1:

Nivel 2: 

Luego selecciona qué campos podrá ver este aprobador y cuales editar. En este caso solo podrá editar el campo "Aplica para rendir", que es el campo que debe ingresar para pasar al siguiente nivel:

Y finalmente agregamos las acciones que tendrá este responsable:

En "tipo de acción" selecciona las opciones:

Dado que este es el primer aprobador del flujo, las opciones que incorporaremos serán: 

- Siguente: que le permitirá derivar el requerimiento al siguiente aprobador

- Cancelar: el cual permitirá cancelar el requerimiento. Por ejemplo: el requerimiento está duplicado, por lo tanto este no debe seguir avanzando.

- Rechazar: el cual permite rechazar el flujo completo porque no cumple las condiciones para ser reembolsado.

* El primer nivel no debe llevar la acción de "aprobar", porque es quien da el pase para avanzar a la siguiente etapa

Ahora, haremos lo mismo pero para el nivel 2, que en este caso es "Finanzas". Los campos que podrá visualizar son todos los anteriores y el que podrá editar es "Es reembolsable?":

Y por último agregamos las acciones que podrá realizar. Dado que es el ultimo responsable del flujo, a diferencia del anterior este solo tendrá las opciones de "Aprobar" o "Rechazar" el requerimiento:

¿Por qué en los niveles intermedios no va el aprobar?

Porque solo el ultimo responsable del flujo es quien puede aprobar o rechazar el requerimiento completo, es por este motivo que en los responsables anteriores se utiliza el "siguiente" para pasar a la siguient etapa.

Cuando tengas todos los campos del flujo ok, debes seleccionar "guardar" y listo !