Hemos integrado de manera oficial el módulo de Remuneraciones con nuestro potente módulo de Centro de Requerimientos (CDR). Esto significa que ahora tus colaboradores en Perú podrán ingresar y gestionar sus solicitudes de licencias médicas o cualquier tipo de ausentismo directamente desde Mi Talana. Una vez que el trabajador envía su solicitud, esta viaja al jefe o encargado asignado al canal para su revisión. Apenas este la aprueba de forma digital, el sistema integra automáticamente los datos mínimos obligatorios hacia el módulo de Remuneraciones, creando el registro de ausentismo al instante en la ficha del empleado. Sin trámites manuales.
Las licencias disponibles a configurar en el formulario son:
● S.I. INCAPACIDAD TEMPORAL
● S.I. DESCANSO MÉDICO
● S.I. FALLECIMIENTO P, C O H
● S.I. MATERNIDAD PRE POST NATAL
● S.I. LICENCIA PATERNIDAD
Para activar esta funcionalidad, solicita al equipo de Soporte de Talana que habiliten la configuración “Habilitar ausentismos CDR” en tu empresa.
Paso 1: Configuración inicial del formulario
Para que todo funcione, primero hay que configurar el formulario. Ingresa al módulo de CDR, ve al apartado de “Configuración de Requerimientos” y haz clic en el botón “+ Crear formulario” (parte superior derecha).
Al ingresar, verás los campos para armar el formulario. Completa el Nombre del formulario (obligatorio) y una Descripción si lo deseas. Luego, en “Plantilla” selecciona la opción Licencias.
Al elegir la plantilla, el sistema agrega automáticamente los campos necesarios para que la información se registre correctamente en Gestión de Personas. Los campos incluídos son:
| Orden | Campo | Obligatorio | Tipo / comportamiento | Propósito funcional |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Tipo de ausencia | Sí | Desplegable con opciones homologadas / Selección única | Identificar el tipo de ausentismo. |
| 2 | Fecha de inicio | Sí | Campo fecha | Definir desde cuándo comienza el ausentismo. |
| 3 | Número de días | Sí | Campo numérico | Determinar la duración del ausentismo. |
| 4 | Motivo de ausencia | Sí | Desplegable consultado desde servicio externo / Selección única | Seleccionar el motivo aplicable por empresa según Remuneraciones. |
| 5 | Detalle | No | Texto libre | Permitir información complementaria del trabajador. |
| 6 | Evidencia | Si | Adjunto | Respaldar la solicitud, por ejemplo con certificado médico en PDF. |
Luego, asigna un Nombre a la sección (es obligatorio) y una Descripción si lo deseas.
Si la empresa necesita información adicional, puedes agregar más campos o secciones con los botones de la parte inferior. Cuando termines, haz clic en “Guardar” para registrar el formulario.
Paso 2: Asignación del flujo
Para definir quién revisa y aprueba o rechaza las solicitudes, crea un flujo y vincúlalo al formulario. Ve al apartado de Flujos dentro de Configuración de requerimientos y haz clic en “+ Crear flujo”.
En la pantalla de Editar flujo, asigna un Nombre al flujo (obligatorio) y luego vincúlalo al formulario que acabas de crear: busca su nombre y selecciónalo.
A continuación, aparecerá una sección donde puedes indicar qué campos verá el trabajador al completar la solicitud (marca los casilleros en Creación) y cuáles podrá ver cuando reciba la respuesta del requerimiento (casilleros en Respuesta).
También debes configurar las Etapas de validación del flujo. En cada etapa defines:
Nombre de la etapa (obligatorio) y una Descripción
Responsables:
Jefe del solicitante: el jefe directo del trabajador
Otras personas: si eliges esta opción, aparecerá un campo para buscar a la persona por su nombre o número de documento.
Formulario: indica qué campos verá el responsable para tomar su decisión (casilleros de Visualizar) y cuáles podrá editar al gestionar la solicitud (casilleros de Editar).
Acciones del responsable: define qué puede hacer el aprobador al gestionar la solicitud. Si necesitas dos niveles de aprobación, agrega en “+ Agregar acción” la acción de Derivar y especifica cuál será la siguiente etapa.
Puedes agregar tantos niveles de aprobación como la empresa necesite. Cuando termines, haz clic en “Guardar” en la parte inferior.
Paso 3: Asignación del Canal
Para que los trabajadores puedan ver el formulario en Mi Talana, hay que asociarlo a un canal. Ve al apartado de Canales dentro de Configuración de requerimientos y haz clic en “+ Crear canal”.
En la pantalla que aparece, si quieres un requerimiento Simple completa el Nombre del canal (obligatorio) y asigna el formulario que creaste.
Luego asigna un Supervisor y un Responsable. Si lo necesitas, puedes activar la opción para que los requerimientos sean anónimos o restringir quién puede hacer solicitudes.
Si vas a usar el proceso de aprobación Con etapas, busca y selecciona el flujo de aprobación que configuraste antes.
Para finalizar, haz clic en “Crear canal”.
Vista del Trabajador en Mi Talana
El trabajador puede solicitar su ausentismo desde Mi Talana siguiendo estos pasos:
- Ingresa a Mi Talana > Centro de Requerimientos.
- Busca y selecciona el canal de Licencias/Ausentismo que configuraron para tu empresa.
- Completa el formulario: tipo de ausencia, fecha de inicio, número de días y motivo.
- Si necesitas, agrega un detalle adicional para explicar tu situación.
- Adjunta tu evidencia, por ejemplo, el certificado médico en PDF.
- Envía tu solicitud.
- El sistema registrará tu solicitud con el estado Pendiente de revisión.
- Puedes revisar en cualquier momento si tu solicitud sigue pendiente, fue aprobada o rechazada.
Vista del Aprobador en Mi Talana
El responsable y la jefatura directa pueden revisar las solicitudes en Mi Talana, validar la evidencia adjunta y tomar una decisión: aprobar o rechazar.
Importante: Para gestionar los requerimientos, es necesario que el aprobador tenga asignado como grupo de autorización el perfil de Analista de Pago o Analista de Pago Superpoderoso.
Para hacerlo, ingresa a Centro de Requerimientos en Mi Talana y selecciona Responder Requerimientos.
Verás una tabla con todas las solicitudes asignadas. Haz clic en el ícono “👁️” en la solicitud que quieres atender para ver el detalle del formulario completado por el trabajador.
Haz clic en “Tomar requerimiento” para gestionar la solicitud. Desde ahí puedes cambiar el estado (Aprobado, Rechazado o Cancelado), escribir una respuesta y adjuntar documentos si es necesario.
Una vez aprobada o rechazada la solicitud, el resultado se registra automáticamente en Remuneraciones y queda visible en la ficha del trabajador y en los reportes de ausentismos. Además, el trabajador recibirá una notificación por correo con la respuesta.
NOTA: Esta funcionalidad se activa con la configuración "Habilitar ausentismos CDR". Si aún no la tienes activa, contacta a tu equipo de Soporte de Talana.
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