¿Cómo mando a firmar los certificados de utilidades?

Para enviar a firmar los certificados de utilidades, primero debes asegurarte de que estos documentos estén en formato PDF y se encuentren guardados en la carpeta de cada trabajador. Luego, puedes solicitar su firma utilizando el módulo de Firma Electrónica, ya sea de forma masiva o individual.

Si descargas los certificados desde Reportes > Legales > Descargar Certificados de Utilidades Masivo, puedes subirlos a las fichas utilizando el Cargador masivo de documentos (asegurándote de que el nombre del archivo incluya el número de documento del trabajador, ej: NroDocumento_CertificadoUtilidades.pdf).

A continuación, te detallo los pasos para enviar a firmar los certificados:

Envío Masivo (Recomendado)

• Ve a la barra de herramientas y selecciona el módulo de Firma Electrónica > Solicitudes masivas.
• Etapa 1 (Selección de documentos y personas): Filtra los documentos que deseas firmar seleccionando el tipo de archivo (por ejemplo, "Documentos" o la plantilla específica utilizada) y el rango de fechas en que fueron generados o cargados.
• Etapa 2 (Selección del flujo de firma): Define el orden de las firmas. Puedes elegir opciones como "Sólo al trabajador", "Primero al trabajador y luego a las contrapartes", entre otras.
• Etapa 3 (Nombre de campaña y envío): Asigna un nombre a la campaña (ej. "Firma Certificados de Utilidades"), añade una descripción y define la notificación vía email. Finalmente, puedes programar el envío o enviarlo de manera inmediata.

Envío Individual

• Ingresa a la ficha del trabajador desde el módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones y dirígete a la pestaña Carpeta.
• Busca el certificado de utilidades y, en la columna de firmas, haz clic en el ícono de llave color gris.
• Ingresa si habrá una contraparte firmante, define el flujo de firma e indica si el trabajador debe firmar el documento.
• Para finalizar, haz clic en Solicitar firma y se enviará un correo con la notificación a las partes firmantes.

⚠️ Notas Importantes / Alertas

• Formato de Archivo: Para que el sistema permita enviar a firmar el certificado, este debe estar estrictamente en formato PDF, en una versión superior a 1.2.
• Enrolamiento Previo: Tanto el trabajador como la contraparte (si aplica) deben estar enrolados en Talana para poder firmar, lo que implica tener su teléfono y correo electrónico personal correctamente registrados en su ficha.

🔗 Enlaces al Centro de Ayuda:

• Solicitud de Firma Masiva
• Solicitudes de Firma Individual