¿Qué es una centralización contable?

La centralización es el proceso de contabilización mensual de remuneraciones. Como resultado de este proceso se genera un comprobante contable, el cual detalla los movimientos de una boleta de pago o movimiento de un pago de Liquidación de Beneficios Sociales (LBS) que fueron centralizados o contabilizados.

Conceptos básicos que debemos conocer de una centralización

Cuenta Contable: Las cuentas contables son la base de los sistemas de contabilidad, ya que permiten registrar las operaciones económicas y posteriormente poder realizar análisis y generación de estados financieros.

Contra Cuenta: Solo se deben utilizar para netear un valor, en este caso sirve para los aportes del empleador (patronales).

Descuentos de Ley: Corresponden a las retenciones que el empleador está obligado a realizar mensualmente sobre la remuneración del trabajador para ser destinadas al sistema previsional y al pago de impuestos.

Dentro de los descuentos de ley imputables al trabajador tenemos:

• Sistema Nacional de Pensiones (ONP) o Sistema Privado de Pensiones (AFP)

• Impuesto a la Renta de 5ta Categoría (si corresponde)

Aportes del Empleador (Patronales): Los aportes del empleador son sumas de dinero que la empresa está obligada a contribuir al Estado o entidades de salud, mensualmente, por el desarrollo de sus actividades comerciales que requieran capital humano para ejercerlas.

Los aportes del empleador tienen la característica esencial que no se pueden descontar de la boleta de pago del trabajador.

¿Cuáles son los aportes del empleador que existen?

En Perú, entre los principales aportes del empleador encontramos:

1. EsSalud (Seguro Social de Salud - 9%)

2. Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR - si corresponde)

3. SENATI (si aplica según la actividad de la empresa)

Clasificación dentro de una Centralización

Dentro de una centralización contable, los montos de los ítems se clasificarán en las columnas Debe y Haber.

• En la columna Debe podrás encontrar: Haberes Afectos, Haberes Inafectos/Exentos y Aportes del Empleador (Cuenta).

• En la columna Haber podrás encontrar: Descuentos Varios, Descuentos de Ley, Aportes del Empleador (Contra cuenta) y Neto a Pagar.

Configuración de parámetros

Para poder obtener la centralización contable directamente desde Talana, primero debes configurar ciertos parámetros de los cuales se alimentará dicho reporte, tales como:

Creación y asignación de los centros de costo:

El primer paso es crear los centros de costos, los que servirán para clasificar a los trabajadores y distribuir los costos de remuneraciones en la centralización.

Para eso, debes crear todos los centros de costos que la empresa maneje desde el menú lateral -> Empresa -> Centros de costo. Para conocer en detalle cómo crearlos, visita el artículo de Centros de Costos.

Una vez creados, debes asignar en la ficha el centro de costo correspondiente a cada trabajador, acción que podrás realizar tanto de forma individual como masiva.

Para asignar dicho campo, visita el artículo Actualización de campos del empleado.

Creación del plan de cuentas: 

El siguiente paso es crear las cuentas contables que se utilizan en la centralización. 

Para crear una cuenta contable, debes hacerlo desde el menú lateral -> Empresa -> Cuentas contables. Para conocer en detalle el cómo crearlas, tanto individual como de forma masiva, visita el artículo de Cuentas Contables.

Una vez creado el plan de cuentas, el siguiente paso es asignar a cada concepto de pago una cuenta contable.

Podrás hacerlo de forma individual desde el menú lateral -> Herramientas avanzadas -> Configuración de ítems de pago: 

Luego, desde el buscador ubicado en la parte superior, debes ingresar el nombre del concepto al que deseas asignar una cuenta y editarlo con el ícono del lápiz en la columna Acciones:

Al editarlo, debes completar el campo Cuenta y Contra Cuenta cuando corresponda: 

Para finalizar, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Para realizar la asignación de las cuentas contables de forma masiva visita el artículo Asignación de Cuentas Contables.

Emitir centralización contable

Finalmente, una vez creados y asignados tanto los Centros de Costos como las cuentas contables, podrás emitir la centralización contable desde Talana.

Para eso, debes hacerlo desde el menú lateral -> Reportes -> Básicos -> Centralización Contable :

Aquí debes seleccionar el periodo que deseas descargar, luego haz clic en "Seleccionar" y de esta forma se descargará la centralización contable.