En este artículo conocerás cómo gestionar el flujo integral de retención judicial dentro de Talana. A través de este proceso nativo, podrás registrar, calcular y generar los archivos de transferencia bancaria de estas obligaciones, garantizando el estricto cumplimiento de la normativa legal vigente en el Perú.
¿Por qué es clave este flujo en tu gestión?
Contar con un flujo centralizado y de extremo a extremo es fundamental para asegurar el cumplimiento normativo sin fricciones. El sistema consolida los datos bancarios del beneficiario en la ficha del colaborador, calcula los descuentos sobre los haberes correspondientes (Sueldo, Gratificación y CTS) y emite el archivo de transferencia bancaria (transfer).
Paso a Paso: Registro de una Retención Judicial
Para configurar una retención en el sistema, debes realizar el registro de manera individual desde el perfil del colaborador afectado. Sigue estos pasos:
Paso 1:
Ingresa a la Ficha del trabajador utilizando el buscador principal del sistema o ubicándolo desde el Listado de trabajadores.
Paso 2:
Dentro de la ficha, dirígete a la pestaña Contrato. Desplázate hacia abajo hasta la sección Retenciones Judiciales y haz clic en el botón "+" (Agregar).
Paso 3:
Se desplegará un formulario que debes completar con la información del beneficiario y las condiciones del descuento:
Campos Obligatorios:
Fecha inicio: Mes y año en el que iniciará la aplicación del descuento en la planilla.
Nombre de retención: Nombre identificatorio interno para el concepto.
Nombre del beneficiario: Nombre completo de la persona que recibirá el pago.
N° documento del beneficiario: Documento de identidad del receptor de los fondos.
Banco del beneficiario: Entidad bancaria del receptor (selecciónala desde la lista desplegable).
N° de cuenta y Tipo de cuenta: Datos de la cuenta destino donde se depositará el dinero.
Configuración del Descuento (Obligatorio):
❗ Importante: Es necesario registrar una configuración para el proceso de descuento en Sueldo.
Tipo de proceso: Define en qué conceptos se aplicará el descuento. Las opciones son: Sueldo/LBS, CTS, Gratificación o Utilidades.
Nota: El sistema te permite asociar más de un proceso a la vez; por ejemplo, puedes marcar simultáneamente Sueldo y CTS.
Tipo de cálculo:
Bruto: El sistema calculará el descuento sobre el total de ingresos antes de impuestos y aportes.
Neto: El cálculo se realizará sobre el monto neto del proceso, excluyendo el valor de la propia retención.
Tipo de monto: Elige si el descuento será un valor Fijo o un Porcentaje.
Monto: En caso de elegir porcentaje, el sistema validará de forma automática que ingreses un valor numérico entre 0 y 100.
Campos Opcionales:
N° de cuenta interbancaria (CCI): Esencial si la cuenta del beneficiario pertenece a un banco distinto al de la empresa.
Fecha fin (Mes Año): Diligenciar solo si la orden judicial estipula un rango de tiempo específico.
Correo electrónico y Observaciones: Para control interno y envío de notificaciones.
Documento adjunto: Espacio diseñado para cargar el respaldo legal (la orden del juez en formato PDF o imagen).
Comportamiento del Descuento por Tipo de Proceso
Una vez guardada la configuración, el sistema ejecutará los descuentos de acuerdo con los periodos y procesos que hayas seleccionado:
1. Proceso Sueldo / Liquidación de Beneficios Sociales (LBS)
El descuento se ejecutará automáticamente al procesar las boletas mediante el Asistente de Pago. La lógica configurada para el sueldo mensual aplica de la misma forma al momento de calcular una liquidación de beneficios sociales (LBS).
Visualización en la boleta: Si el colaborador cuenta con más de una retención activa (con distintos beneficiarios), el sistema creará una línea de descuento independiente para cada beneficiario en el apartado de Otros descuentos dentro de la boleta de Sueldo o LBS.
2. Proceso Gratificación (Junio y Diciembre)
Durante los meses de pago de gratificaciones, el sistema aplicará el descuento directamente sobre el monto de la gratificación al procesar el anticipo correspondiente.
Importante: Para que figure la retención judicial de gratificación en boleta en los meses de julio y diciembre, siempre de debe procesar el anticipo. La retención judicial de gratificación cuando no hay anticipo de gratificación quedará sin efecto.
Tanto en la boleta del anticipo de gratificación como en el concepto correspondiente dentro de la boleta de sueldo mensual, los montos mostrados figuran ya afectados (restados) por el descuento de la retención.
Desglose en los conceptos: En la boleta verás el ítem Retención Judicial Gratificación que define el monto afecto al concepto de gratificación, además se detallará el ítem Retención Judicial, que reflejará la sumatoria total acumulada de lo descontado en ambos procesos (Sueldo - Gratificación).
Puedes verificar el detalle de este descuento en el Reporte Detalle de Pago de Gratificación.
3. Proceso CTS
Cuando se procese la Compensación por Tiempo de Servicios, podrás auditar el descuento aplicado revisando directamente la Constancia de CTS y el Reporte Detalle de Pago CTS, donde se mostrará bajo la glosa Reporte judicial CTS.
Transfer Bancario
Para realizar el pago de las retenciones de forma masiva a través de tu banca electrónica, el sistema cuenta con un tipo de documento exclusivo que aísla estos montos de la planilla regular.
¿Cómo descargar el archivo?
Paso 1:
Dirígete al menú lateral de la plataforma y ve a Reportes > Transferencias.
Paso 2:
Haz clic en el formato del banco de tu preferencia (por ejemplo, Banco BCP). Se abrirá una ventana emergente (modal).
Paso 3:
Configura los parámetros del archivo:
Período: Selecciona el Mes y Año que deseas pagar.
Tipo de boleta / Origen: Selecciona estrictamente la opción Retención Judicial. Esto agrupará únicamente los montos de sueldos
Nota: excluirá de manera automática los procesos de CTS para este archivo.
Paso 4:
Elige tu modalidad de búsqueda o segmentación:
Por procesos: Te mostrará una lista individualizada por cada retención procesada en el mes. Para que los identifiques fácilmente, el sistema los nombra bajo la estructura:
[Nombre del colaborador] (N° de doc del benf: [Documento del beneficiario]) - [Tipo de proceso]
(Ejemplo: Juan Pérez García (N° de doc del benf: 45678901) - LBS).
Por filtros: Permite una segmentación colectiva si deseas filtrar por Razón social, Centro de costo, Sucursal, Grupo de trabajadores, Forma de pago o Banco destino.
Paso 5:
Selecciona si deseas incluir o no a los colaboradores con Rol privado.
Ingresa la Fecha para transfer: el día exacto en que el banco ejecutará los movimientos (campo obligatorio).
Establece la Razón Social y el Banco de origen de tu empresa.
Filtra a los destinatarios según tus necesidades de envío: Solo el mismo banco, Solo interbancaria (CCI) o Todos.
Paso 6:
Haz clic en el botón Descargar. El sistema te entregará el archivo en el formato exacto requerido por la entidad bancaria para su carga masiva.
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