¿Qué son las versiones de contrato?
Las versiones de contrato es la forma en que Talana registra dentro de la ficha de los colaboradores los movimientos contractuales que se vayan generando, ya sea por renovaciones de contrato, recontrataciones, cambios de sueldo, cambios de centro de costo, sucursal, entre otros campos. Las versiones de contrato son líneas adicionales que se generan en la ficha del colaborador y reflejan "un antes y un después" en la historia contractual del colaborador, según la fecha de aplicación de cada movimiento.
¿Con qué campos debería generar una nueva versión de contrato?
Para responder esta pregunta, debemos identificar el campo según el impacto que genera en la condición contractual del colaborador:
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Todos aquellos campos que impactan en la remuneraciones del colaborador deben aplicarse de manera tal que dicho campo aplique desde un periodo en particular hacia adelante, como por ejemplo: cambios de sueldo base, refrigerio, movilización, AFP, etc. Por lo tanto, todas las modificaciones a campos de la ficha que impacten en la remuneración, deberían aplicarse generando una nueva versión de contrato.
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Todo aquellos campos que no impactan necesariamente en la remuneración, pero sí genera cambios contractuales que parte desde una fecha determinada hacia adelante, por ejemplo: Centro de costo, sucursal, jefatura, gerencia, algún beneficio, etc. Estos campos si bien no tienen necesariamente un impacto en la remuneración, si cambia las condiciones contractuales con las que se generó su contrato, por lo tanto también es recomendable generar una nueva versión de contrato.
Ahora bien, también hay campos para los cuales no es necesario generar versiones de contrato, tales como modificaciones en el teléfono, dirección o profesión.
Para crear nuevas versiones de contrato dependerá de la ficha del colaborador que utilices y si lo estás realizando de forma individual o masivo, lo cual revisaremos en este artículo.
Visualización de las versiones de contrato
Para visualizar las versiones de contrato, debes estar posicionado en la ficha del colaborador, o puedes buscarlo desde el menú empleados > ficha del colaborador > contrato > y hacer clic en "existen otras versiones de contrato", lo que mostrará un desplegable en el que verás distintas "líneas" con fechas desde y hasta.
¿Cuál es la estructura de una versión de contrato?
La característica principal de las versiones de contrato es que tienen un orden cronológico, compuesta de un desde y un hasta que indica la fecha de vigencia de las condiciones, y muestra el tipo de contrato que tiene el colaborador en ese periodo, de acuerdo a los cambios que se vayan realizando.
La fecha acompañada que dice "Contrato del 04/04/2023" es la fecha de contratación, y que debe ser la misma de la primera línea de versiones de contrato que indica el tipo de contrato con el que parte el colaborador. Estas fechas te permitirán distinguir la información en los distintos reportes, plantillas, maestro de empleado, entre otros.
Ejemplos de versiones de contrato
A continuación presentaremos algunos ejemplos de visualización de versiones de contrato y de movimientos contractuales:
En este ejemplo el colaborador partió con un contrato por necesidad del mercado, y estuvo bajo esa condición entre el 04-04-23 y el 30-09-2023, pasando a contrato por inicio o incremento de actividad desde el 01-10-2023 al 31/12/2023, pero a partir del 01-01-2024 el mismo colaborador que paso a plazo indeterminado tuvo una nueva modificación contractual, quedando con versiones de contrato, las cuales mantienen un orden cronológico entre las versiones, y permitiendo poder seleccionar cada una de ellas para revisar las condiciones contractuales para esos periodos de tiempo, así como también las diferencias y cambios como sueldo, cambio de gerencia, de jefe. etc.
Un segundo ejemplo de versiones de contrato, dice relación con una recontratación
En este ejemplo, podemos ver como se diferencian los contratos cuando existe o se genera una recontratación de un colaborador que haya salido por un periodo de tiempo de la empresa. En la imagen podemos ver como se diferencia los dos contratos que responden a una recontratación, primero porque ambos contratos están separados. Segundo, porque las fechas no son correlativas entre los contratos. Y tercero, las fechas de inicio entre ambos movimientos son distintos, esto te sirve para saber si dicho movimientos se hizo de manera correcta o incorrecta.
¿Cómo realizo un cambio contractual de manera individual?
Para modificar campos debes ir a la ficha del colaborador del cual necesitas hacer una modificación contractual, luego debes editar la ficha y posicionarte en la pestaña que corresponda según el campo a editar.
Editar ficha > luego podrás navegar en las distintas pestañas de la ficha y agregar y/o modificar los campos
Al guardar, debes seleccionar desde cuándo aplican los cambios realizados, donde dependiendo del campos figuran las siguientes opciones:
- Crear una nueva condición contractual: Esta opción aplica el cambio desde el 01 del mes que selecciones en el calendario, y genera una nueva versión de contrato con el cambio ( marcando un antes y un después en la historia del colaborador). Esta opción se utiliza para cambio de sueldo base, cargo, gerencia, centro de costos, AFP y monto de anticipo pactado, entre otros, porque son cambios que tienen vigencia desde un mes en particular
- Modificar el contrato vigente: Esta opción guarda el cambio en la versión de contrato vigente, vale decir que reemplaza a información que tienes actualmente, por lo no todos los campos en la ficha se deben actualizar con esta opción, a menos que ya hayas realizado un cambio con la opción mencionada anteriormente de crear una nueva condición contractual.
- Generar un cambio a mitad de mes: Esta opción solo la tendrás presente cuando el cambio contractual que vas a realizar corresponda a un cambio de sueldo base, en donde podrás indicar un cambio a mitad de mes, de tal manera que para el proceso de pago, se generé la proporción entre ambos valores.
Es importante entender que los movimientos contractuales cuando corresponden deben generar una versión de contrato, por cuanto, dichas versiones son el historial contractual del trabajador.
Las versiones de contrato irán generando líneas dentro de un contrato, y cada línea con un desde y un hasta, nos indicara cuales eran las condiciones contractuales para ese periodo en específico.
¿Qué ocurre si luego de generar un cambio contractual debo realizar otro que comienza desde el mismo periodo?
Si tomamos el mismo ejemplo de Nataly, que ya tiene una versión de contrato que parte el 01 de marzo, la opción correcta a usar seria:
- Modificar contrato vigente: que modificará los datos desde la última versión de contrato vigente, que coincide con la fecha de aplicación del movimiento, que en el caso de nuestro ejemplo es 01/03/2023.
Con esto, tanto los nuevos cambios como los que realizamos anteriormente se reflejaran o comenzaran a regir desde el periodo de marzo, sin afectar ningún otro proceso anterior.
Uno de los cambios individuales que mas se realiza es el cambio de sueldo, por lo que te dejamos el siguiente enlace para revisar todas las opciones que tienes para este movimiento, ingresando aquí
¿Cómo realizo un cambio contractual de manera Masiva?
Al igual que un cambio individual desde la ficha, lo primero que debes tener claro antes de generar un cambio es la fecha de aplicación del cambio, ya que de esto depende la opción del cargador a utilizar. Para realizar cualquier cambios masivo de campos de la ficha del colaborador, debes utilizar el "cargador masivo de empleados" ubicado en el menú lateral > carga de datos > cargar de empleados (simple):
Este cargador ofrece distintas opciones de carga, según la fecha de aplicación de los cambios y los movimientos que se desean generar en las fichas de los colaboradores. Para iniciar, revisaremos las dos opciones más utilizadas para actualizar campos de la ficha, las cuales figuran destacadas a continuación:
Ambas opciones a revisar, obedecen a las mismas opciones que figuran en la ficha cuando se edita de forma individual y el cual usar, depende de la fecha de aplicación de los cambios, y si la versión de contrato existe o no, por lo tanto el primer paso es siempre revisar las versiones de contrato de los colaboradores afectados.
Para eso, desde el módulo de remuneraciones > reportes > Personalizados > editor de reportes personalizados, debes crear un reporte de tipo "Contrato personas". Agrega dentro de los campos los datos básicos del colaborador que te permitan identificarlo y el campo "pe Desde" que nos entregará la fecha de la ultima versión de contrato vigente y "pe Hasta", que mostrará la fecha de termino de esa versión, en caso de estar a plazo fijo o indefinido. Si deseas conocer más sobre los distintos reportes personalizados que puedes crear, visita el artículo de "Reportes personalizados.
Para graficar cuándo utilizar una u otra opción, seguiremos el siguiente ejemplo:
Para un total de 200 colaboradores, a contar del 01/04/2023, se deben actualizar los siguientes campos por reestructuración empresa: Cargo, Centro de costo, Gerencia y Jefatura.
Con el reporte personalizado en mano, con la columna "pe Desde", identificamos quiénes de los 200 colaboradores ya tienen una versión de contrato generada que inicia el 01/04/2023, que corresponde a la fecha de aplicación de los cambios que haremos:
Y quienes no figuren en ese filtro, es porque no tienen una versión creada desde esa fecha.
Independientemente de que existan colaboradores que tengan una versión de contrato a partir del 01-04-2023, que es la fecha desde que aplican los cambios, para realizar la carga debes hacer con la opción "Crear condiciones contractuales para empleados existentes":
- Crear condiciones contractuales para empleados existente: Esta opción es la que sirve para que los cambios contractuales que se quieran realizar apliquen desde una fecha determinada en adelante, creando una nueva versión de contrato.
Seleccionamos esta opción del cargador, luego descargamos la planilla de ejemplo y seleccionamos los campos que deseamos actualizar:
En esta carga, adicional a los campos a actualizar, figura la columna "Aplicar desde", que es donde ingresamos la fecha de aplicación de los cambios, que en nuestro ejemplo es 01/04/2023:
Una vez lista la planilla, se carga en la misma ruta, seleccionando nuevamente la opción "Crear condiciones contractuales para empleados existentes", selecciona el archivo y presiona "Cargar".
Otras opciones del cargador de empleados
Este cargador también ofrece dos opciones más de carga que nos permiten actualizar datos de las fichas, pero de versiones anteriores a la última vigente, o incluso desde el inicio del contrato. Si bien estas opciones son menos utilizadas, a continuación el detalle de cuándo usara cada una:
- Actualizar versión antigua de contrato: Esta opción permite cargar datos en alguna versión de contrato anterior a la que se encuentra vigente dentro del periodo, esto por cuanto la planilla incluye un campos "aplicarDesde" en donde se debe indicar la fecha "desde" de la versión de contrato que quieres modificar, fecha que se debe obtener de las versiones de contrato del colaborador (ficha)
- Actualizar todas las versiones de contrato: Esta acción es literal, vale decir que va a cargar los datos que selecciones en el historial completo de la ficha del colaborador, modificando todas las versiones de contrato, lo cual no es recomendable cuando dicho campo pueda afectar a las remuneraciones.
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