Estructura de la Ficha Empleado

En la pestaña "Persona", puedes ingresar todos los datos personales del colaborador, comenzando con los datos básicos necesarios para crear la ficha, como el DNI, nombre, apellido paterno, y apellido materno (en caso de no contar con este último, debes agregar al menos un punto). Además, se deben incluir la fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo. Posteriormente, podrás completar los demás campos personales del colaborador, como:

• Dirección: Incluye nombre de la calle, número, departamento, provincia y distrito.
• Estado civil.
• Nivel educacional.
• Idiomas.
• Correo personal: Este dato es de gran relevancia, ya que es fundamental para otros procesos. Es necesario para el envío de boletas de sueldo, comprobantes de marcas de asistencia, modificaciones de marcas, solicitudes de enrolamiento y solicitudes de firma, ya que toda esta información se envía al correo personal. Frente a esto, el campo puede configurarse para que sea obligatorio al momento de crear una ficha, ya sea de manera individual o masiva.
• Teléfono empresa.
• Teléfono personal
• Profesión.
• Observaciones: Este es un campo de texto libre en el que podrás ingresar cualquier tipo de información sobre el colaborador.
• Contactos de emergencia.

Dentro de esta misma pestaña, "Persona", tienes la opción de ingresar información de salud del colaborador, en donde los campos disponibles son:

• Tipo de Sangre.
• Alergias.
• Discapacidades.
• Enfermedades crónicas.
• Medicamentos permanentes.

Adicional a los campos que vienen predefinidos dentro de la ficha del colaborador, en esta pestaña podrás visualizar los campos personalizados que sean creados bajo la opción "Aplicable a: Persona". Para más detalles sobre los campos personalizados, visita el artículo aquí

Por último, en esta pestaña encontrarás los campos para definir el usuario y la contraseña del colaborador, la cual será la misma para ingresar a la app de Talana Next o MiTalana, ya sea al portal de colaborador o como administrador. Es importante que sepas que no es necesario editar la ficha para ver o modificar esta información.

Recuerda que, además del usuario y la contraseña, el colaborador debe contar con los permisos necesarios, los cuales podrás ingresar o eliminar desde la pestaña "Contrato" (para obtener más detalles sobre los permisos, puedes ingresar aquí)

En este apartado encontrarás información relacionada con las condiciones del contrato de trabajo, datos importantes para el proceso de pago, situación de beneficios, descuento personales del colaborador, entre otros.

1. Contrato de trabajo

En esta pestaña encontrarás todos los campos relevantes sobre las condiciones contractuales pactadas, estos serán influyentes a la hora de realizar una actualización de información, renovación o recontratación. A continuación, veremos los campos en los cuales debes indicar la información que cumpla con las condiciones actuales del colaborador. 

• Permisos: Asignación de permisos para que el colaborador pueda realizar distintas interacciones en su App Talana Next o mediante el PC. Puedes ver más información en permisos del trabajador
• Grupos.
• Empleador o razón social.
• Cargo.
• Descripción del cargo (campo de texto libre).
• Gerencias/Organización.
• Centro de costos.
• Sucursal.
• Tipo de contrato: Selección de tipo de contrato empresa.
• Fecha de contratación: Fecha de inicio del contrato de trabajo.
• Versión de contrato desde: Fecha desde la última actualización del contrato de trabajo.
• Versión de contrato hasta: Fecha donde culmina la versión de contrato.
• Antigüedad.     
• Motivo de egreso.           
• Jefe.      
• Jornada.                  
• Horas de la jornada.       

Además, en este apartado podrás cargar todos los campos necesarios si lo deseas. La acción de realizar este proceso se traduce en la "Creación de campos personalizados" que, a diferencia de la pestaña "Persona", los campos deben ser aplicables a: "Contrato".

2. Sueldo

En esta pestaña visualizarás los campos contractuales de tipo "Sueldo", información relevante para el proceso de pago del colaborador. Los campos descritos en este apartado son: 

• Tipo de Pago: 
• Sueldo Base.
• Asignación de movilización.
• Refrigerio.
• Anticipo pactado.
• Forma de pago.
• Banco para pago.
• Cuenta corriente para depósito.

3. Beneficios

En esta pestaña podrás pactar beneficios adicionales que necesitas otorgar al colaborador, ante esto, te mostraremos los beneficios que existen de forma nativa en Talana y detallaremos el contexto de estos:

Fecha de contrato que se reconoce para indemnización por años de servicio 

Este beneficio permite aplicar una fecha de contrato distinta que será reconocida para el cálculo de indemnización por años de servicio.

4. Asignaciones a faena o centro de costos.

Esta pestaña te permite distribuir el costo remuneracional del colaborador en centros de costos o faenas distintas a la información que ya tiene asignada en ficha, con esto podrás distribuir un porcentaje de la remuneración por cada asignación, lo cual te servirá para efectos contables internos. Para más información puedes revisar el artículo Asignación o distribución a faenas o centro de costos.

5. Préstamos

En esta pestaña podrás ingresar los préstamos empresa pactados con el colaborador, en el cual, mediante su ingreso se realizará el descuento automático en el proceso de pago del colaborador, también podrás tener registro del descuento y préstamos dentro de la ficha personal. Para más información puedes revisar el artículo Préstamos Empresa.

En esta pestaña encontrarás información relacionada a los descuentos legales del colaborador, afp, tipo de seguro.

Previsión

Al visualizar esta primera categoría, encontrarás el campo de AFP y tipo de seguro médico (campos mínimos requeridos para la creación de una ficha). Debes considerar que, al editar podrás ver campos adicionales que completarás de acuerdo a la información detallada en la pestaña "campos". Podrás encontrar más información ingresando aquí.

Dentro de la pestaña de ausentismos podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a los ausentismos de los colaboradores.

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de ausentismos de forma individual en el artículo Carga de Ausentismos Individual y la carga de ausentismos de forma masiva en el artículo Cargador Masivo de Ausentismos.

Dentro de la pestaña de Vacaciones podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a las vacaciones de los colaboradores.

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de vacaciones de forma individual y masiva en el artículo Vacaciones.

También podrás crear y editar la línea base de vacaciones, el detalle lo podrás encontrar en el artículo Línea Base de Vacaciones.

En la pestaña de carpeta dentro de la ficha del trabajador, podrás ver todos los documentos que hayas generado o que hayas cargado, tanto de manera masiva como individual.

Por defecto, tendrás 3 carpetas o categorías, dado que estas carpetas no tienen la misma figura que una carpeta dentro tu computador. Dichas carpetas que vienen por defecto son

• Boletas: Esta carpeta estará siempre presente, tengas o no el módulo de remuneraciones. En el caso de tener remuneraciones, las boletas se irán agrupando por año. 
• Documentos LBS: Cuando generes los ceses desde la ficha, el documento de Lbs quedará guardado en esta carpeta.
• Mis carpetas: Esta es una carpeta "padre" dado que dentro de ella se irán armando otras carpetas en tanto vayas generando o cargado documentos. Por defecto, tendrás una carpeta que se llama "Mis certificados" desde la cual podrás descargar el certificado de renta.

Adicionalmente, desde esta pestaña podrás realizar las siguientes acciones:

• Previsualización de Boleta : Para poder ver los montos posteriores a un cambio contractual.
• Crear documentos desde plantilla : En el caso de necesitar crear un anexo o una plantilla de tipo "otros documentos" los podrás realizar desde esta acción.
• Subir documentos.

En este apartado, podrás encontrar los cambios realizados a la ficha del colaborador, usuario, día y hora que realizó el cambio.

Desde la ficha (sin editar) -> pestaña Historial, encontrarás la fecha desde cuándo se aplicó el cambio, fecha, hora y usuario que lo realizó, con el valor que estaba antes del cambio y el nuevo:

*Acá solo encontrarás cambios realizados en campos de la ficha del colaborador.