En este artículo encontrarás cómo crear empleados de forma individual y masiva, cuáles son los campos básicos que debería tener cada ficha, y el detalle de otros campos a utilizar dentro de la misma según las condiciones de cada colaborador.
Creación Individual
Para crear una ficha nueva de forma individual, debes ir a menú lateral > empleados > + Agregar empleado:
Debes completar la información mínima para grabar, luego guarda e ingresa el resto de los datos:
Información básica para crear una nueva ficha
Para poder crear una nueva ficha de forma correcta y que no se encuentre dentro del listado de fichas incompletas, debes llenar los campos que detallamos a continuación:
- Información Personal del colaborador: DNI, Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno*, Nacionalidad, Género, Fecha de Nacimiento.
- Información Contractual: Razón Social, Tipo de Contrato, Jornada, Horas de la Jornada, Tipo de pago (mensual), Sueldo, Asignación de movilización, Refrigerio, Anticipo Acordado o Pactado (Estas últimas solo aplican si están dentro de tus asignaciones).
- Información Previsional: Salud y AFP.
También puedes crear empleados de forma masiva, a través de una carga en un archivo excel, el cual puedes realizar desde menú lateral > carga de datos > Cargar empleados (simple).
Selecciona la opción "Crear nuevos empleados y contratos", y luego descarga la planilla de ejemplo y complétala con la información de los nuevos colaboradores:
Al momento de descargar la planilla de ejemplo ten en consideración lo siguiente:
Podrás seleccionar los campos que deseas poblar (adicional a los campos mínimos), o puedes descargar la planilla completa y eliminar aquellas columnas que no tienen información para la carga.
Revisa el formato de los campos a poblar: Existen campos que tienen un listado desplegable con opciones donde solo debes seleccionar una de ellas, en otros tienes el listado de opciones en la pestaña de nombre "hoja dos";
Si tienes campos personalizados creados, encontrarás las opciones y formato de carga en las hojas tres y cuatro del archivo:
También hay campos de ingreso libre, como la dirección donde debes digitar la información.
Por último, respetar el formato de la planilla de ejemplo: procura no eliminar las filas que el archivo trae por defecto ni las columnas destacadas con*, no modifiques el nombre de las columnas, ya que no pasará las validaciones al momento de la carga.
Adicional a los campos mínimos requeridos para considerar una ficha completa, existen otros campos que podrías completar según las condiciones de cada colaborador, los cuales clasificaremos en 3 categorías:
1) Condiciones contractuales
Permisos: Corresponde a los permisos que tendrá el colaborador para la vista de su App > Ver tipo de permisos.
Grupo: Corresponde a los grupos creados desde el menú empresa. Si el colaborador pertenece a un grupo de tipo "inteligente", este figurará de forma automática en su ficha. Desde acá también podrás asignar los grupos de tipo "Manual".
Empleador: Corresponde a la razón social por el cual fue contratado el colaborador.
Cargo: Corresponde al cargo del colaborador, el cual puedes crear directamente desde la ficha.
Gerencia: Corresponde a la gerencia a la cual pertenece el colaborador, la cual se creó previamente en la sección empresa.
Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al cual pertenece el colaborador, el cual se creó previamente en la sección empresa.
Sucursal: Corresponde a la sucursal al cual pertenece el colaborador.
Tipo de contrato: Corresponde al tipo de contrato con el cual se contrató al colaborador o el que mantiene en la actualidad según corresponda.
Fecha de Contratación: Corresponde a la fecha de inicio del contrato.
Versión de contrato hasta: Es la fecha de vencimiento del contrato para plazos fijos. Esta fecha irá cambiando en relación a los movimientos contractuales o renovaciones que sufra el contrato.
Motivo de egreso: Corresponde a la causal por la cual el colaborador fue desvinculado. Este dato solo se ingresa al momento de cesar a una persona.
Jefe: Corresponde a la jefatura directa de la persona, quien recibirá y aprobará todas las solicitudes realizadas por el colaborador tales como permisos, vacaciones, horas extras, entre otras.
Jornada: Corresponde a la distribución de la jornada de la persona dentro de la semana.
Tipo de Pago: mensual
Sueldo Base: Corresponde al sueldo base pactado por contrato, valor que debe ser ingresado en función del tipo de pago seleccionado.
Asignación de Movilización: Corresponde al monto pactado por contrato para la asignación de movilización.
Asignación de Refrigerio: Corresponde al monto pactado por contrato para la asignación de refrigerio.
Anticipo pactado: Si el colaborador solicita un anticipo fijo por el mismo valor todos los meses se debe cargar directo en la ficha.
Forma de Pago: Corresponde a la forma de pago de la remuneración (transferencia, efectivo, cheque, entre otros).
Banco para pago: Se debe seleccionar el banco al cual realizar el pago de las remuneraciones al colaborador.
Cuenta corriente para depósito: Se selecciona el tipo de cuenta y se agrega el número de esta.
2) Datos previsionales
- AFP: Se selecciona del listado desplegable.
- Aplica Comisión AFP Mixta: Este campo se usa cuando el colaborador cuenta con la comisión mixta de afp
- Eps: Se selecciona del listado desplegable.
- Tipo de Pensionista: En caso el colaborador este jubilado o cuente con jubilación anticipada
- Tipo de seguro medico: En caso el colaborador tenga "Eps" seleccionar " Seguro Privado", caso contrario seleccionar "Essalud". Es importante mencionar que si no se selecciona ninguna de las opciones anteriores, el sistema de manera nativa asociara al colaborador con la Eps
- SCTR Pensiones: En el caso el trabajador este afecto a recibir el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
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