Estructura de la Ficha Empleado

Diego Fernando Vélez Villanueva

Actualización 15 de septiembre de 2026 17:38

En este artículo te enseñaremos la estructura de la ficha del empleado, de tal manera que puedas conocer dónde encontrar o cargar la información de cada uno de tus colaboradores.

Esperamos que este artículo sea una guía para los distintos procesos que debas realizar con la ficha de los colaboradores, entendiendo que en cada sección podrás ver de manera general el contenido de cada una de las pestañas de la ficha.

Persona

En la pestaña "Persona", puedes ingresar todos los datos personales del colaborador, comenzando con los datos básicos necesarios para crear la ficha, como el DNI, nombre, apellido paterno, y apellido materno (en caso de no contar con este último, debes agregar al menos un punto). Además, se deben incluir la fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo. Posteriormente, podrás completar los demás campos personales del colaborador, como:

Dirección: Incluye nombre de la calle, número, departamento, provincia y distrito.
Estado civil.
Nivel educacional.
Idiomas.
Correo personal: Este dato es de gran relevancia, ya que es fundamental para otros procesos. Es necesario para el envío de boletas de sueldo, comprobantes de marcas de asistencia, modificaciones de marcas, solicitudes de enrolamiento y solicitudes de firma, ya que toda esta información se envía al correo personal. Frente a esto, el campo puede configurarse para que sea obligatorio al momento de crear una ficha, ya sea de manera individual o masiva.
Teléfono empresa.
Teléfono personal
Profesión.
Observaciones: Este es un campo de texto libre en el que podrás ingresar cualquier tipo de información sobre el colaborador.
Contactos de emergencia.

Información de salud

Dentro de esta misma pestaña, "Persona", tienes la opción de ingresar información de salud del colaborador, en donde los campos disponibles son:

Tipo de Sangre.
Alergias.
Discapacidades.
Enfermedades crónicas.
Medicamentos permanentes.

Campos personalizados

Adicional a los campos que vienen predefinidos dentro de la ficha del colaborador, en esta pestaña podrás visualizar los campos personalizados que sean creados bajo la opción "Aplicable a: Persona". Para más detalles sobre los campos personalizados, visita el artículo aquí.

Usuario y contraseña

Por último, al ingresar a la Ficha del Trabajador a través de una búsqueda en el apartado de Trabajadores, dentro de la pestaña Persona en la parte superior derecha, encontrarás un botón que permite la edición de la contraseña del colaborador, con el nombre "Cambiar contraseña".

La contraseña debe cumplir con los siguientes requisitos de seguridad:

Ser alfanumérica
Contener al menos 6 caracteres
Incluir mayúsculas (A-Z), minúsculas (a-z), números (0-9) y caracteres especiales (!, @, #, $, etc.)

En el caso del usuario, se puede editar el campo al hacer clic en el botón de lápiz ( ) junto al campo Nombre de Usuario, que se encuentra después de Apellido Materno y antes de Sexo en la ficha del trabajador.

Dichas credenciales serán las mismas a utilizar para ingresar a la app de Talana Next o Mi Talana, ya sea al portal de colaborador o como administrador. Es importante que sepas que no es necesario habilitar el botón de Editar Ficha para ver o modificar esta información.

Recuerda que, además del usuario y la contraseña, el colaborador debe contar con los permisos necesarios, los cuales podrás ingresar o eliminar desde la pestaña "Contrato" (para obtener más detalles sobre los permisos, puedes ingresar aquí)

Contrato

En este apartado encontrarás información relacionada con las condiciones del contrato de trabajo, datos importantes para el proceso de pago, situación de beneficios, descuento personales del colaborador, entre otros.

Te mostraremos en detalle las siguientes secciones que se encuentran dentro de esta pestaña:

1. Contrato de trabajo

En esta pestaña encontrarás todos los campos relevantes sobre las condiciones contractuales pactadas, estos serán influyentes a la hora de realizar una actualización de información, renovación o recontratación. A continuación, veremos los campos en los cuales debes indicar la información que cumpla con las condiciones actuales del colaborador.

Permisos: Asignación de permisos para que el colaborador pueda realizar distintas interacciones en su App Talana Next o mediante el PC. Puedes ver más información en permisos del trabajador
Grupos.
Empleador o razón social.
Cargo.
Descripción del cargo (campo de texto libre).
Gerencias/Organización.
Centro de costos.
Sucursal.
Tipo de contrato: Selección de tipo de contrato empresa, los cuales están definidos de acuerdo a la normativa estándar del Perú.
Desde: Fecha de inicio del contrato de trabajo actual o de la versión seleccionada.
Hasta: Fecha donde culmina la versión de contrato.
Antigüedad.
Motivo de egreso.
Jefe: El sistema permite la asignación de un solo jefe a través de este campo de la ficha. Para ello, el jefe también debe estar previamente registrado en el sistema.
Jornada.
Horas de la jornada.

Además, en este apartado podrás cargar todos los campos necesarios si lo deseas. La acción de realizar este proceso se traduce en la "Creación de campos personalizados" que, a diferencia de la pestaña "Persona", los campos deben ser aplicables a: "Contrato".

Si por política de empresa es necesaria la asignación de más de un jefe, considere la creación de un Campo Personalizado con el nombre Jefe 2, por ejemplo. Para más detalles comunicarse con su equipo de Soporte.

2. Sueldo

En esta pestaña visualizarás los campos contractuales de tipo "Sueldo", información relevante para el proceso de pago del colaborador. Los campos descritos en este apartado son:

RIA: Campo que configura si se aplica el concepto de RIA para el empleado correspondiente. Si se activa el checkbox, es necesario definir el tipo de RIA aplicable, para lo cual se mantienen las siguientes opciones: CTS RIA, Vacaciones RIA o Gratificación RIA.
Tipo de Pago: Se dispone de las opciones Mensual, Diario y Por Hora.
Sueldo Base.
Asignación de movilización.
Refrigerio.
Anticipo pactado.
Forma de pago.
Banco para pago.
Cuenta corriente para depósito.

3. Beneficios

En esta pestaña podrás pactar beneficios adicionales que necesitas otorgar al colaborador, ante esto, te mostraremos los beneficios que existen de forma nativa en Talana y detallaremos el contexto de estos:

Fecha de contrato que se reconoce para indemnización por años de servicio

Este beneficio permite aplicar una fecha de contrato distinta que será reconocida para el cálculo de indemnización por años de servicio.

4. Asignaciones a faena o centro de costos.

Esta pestaña te permite distribuir el costo remuneracional del colaborador en centros de costos o faenas distintas a la información que ya tiene asignada en ficha, con esto podrás distribuir un porcentaje de la remuneración por cada asignación, lo cual te servirá para efectos contables internos. Para más información puedes revisar el artículo Asignación o distribución a faenas o centro de costos.

5. Préstamos

En esta pestaña podrás ingresar los préstamos empresa pactados con el colaborador, en el cual, mediante su ingreso se realizará el descuento automático en el proceso de pago del colaborador, también podrás tener registro del descuento y préstamos dentro de la ficha personal. Para más información puedes revisar el artículo Préstamos Empresa.

Previsión

En esta pestaña encontrarás información relacionada a los descuentos legales del colaborador, afp, tipo de seguro.

Al visualizar esta primera categoría, encontrarás el campo de AFP y tipo de seguro médico (campos mínimos requeridos para la creación de una ficha). Debes considerar que, al editar podrás ver campos adicionales que completarás de acuerdo a la información detallada en la pestaña "campos". Podrás encontrar más información ingresando aquí.

Ausentismos

Dentro de la pestaña de ausentismos podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a los ausentismos de los colaboradores.

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de ausentismos de forma individual en el artículo Carga de Ausentismos Individual y la carga de ausentismos de forma masiva en el artículo Cargador Masivo de Ausentismos.

Vacaciones

Dentro de la pestaña de Vacaciones podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a las vacaciones de los colaboradores.

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de vacaciones de forma individual y masiva en el artículo Vacaciones.

También podrás crear y editar la línea base de vacaciones, el detalle lo podrás encontrar en el artículo Línea Base de Vacaciones.

Grupo Familiar

En esta pestaña, podrás ingresar información relacionada con el pago de asignación familiar, en caso de que cuentes con el módulo de remuneraciones, pero además esta opción se encuentra habilitada para el módulo de gestión de personas, donde puedes registrar a los integrantes que componen el grupo familiar del colaborador, con fines informativos. Todo el detalle sobre esta funcionalidad, lo encontrarás en el artículo "Grupo familiar y pago de asignación familiar".

Carpeta

En la pestaña de carpeta dentro de la ficha del trabajador, podrás ver todos los documentos que hayas generado o que hayas cargado, tanto de manera masiva como individual. Para ello, dentro de la ficha, se debe hacer primero clic en la pestaña Más y luego seleccionar la opción Carpeta.

Por defecto, tendrás 3 carpetas o categorías:

Certificados de cese: Al cesar a un trabajador, el sistema automáticamente genera la carpeta de certificados de cese, con los tres documentos requeridos de acuerdo a normativa.
Documentos LBS: Cuando generes la boleta de LBS (tanto masivamente como desde la ficha), esta quedará guardado en esta carpeta.
Mis carpetas: Esta es una carpeta "padre" dado que dentro de ella se irán armando otras carpetas en tanto vayas generando o cargado documentos. Por defecto, tendrás una carpeta que se llama "Certificados" desde la cual podrás descargar el certificado de renta.

Adicionalmente, desde esta pestaña podrás realizar las siguientes acciones:

Crear documentos desde plantilla: En el caso de necesitar crear un anexo o una plantilla de tipo "otros documentos" los podrás realizar desde esta acción.
Subir documentos.

Boletas

En la pestaña de boletas dentro de la ficha del trabajador, podrás ver todas las boletas procesadas o que hayas cargado, sea de tipo sueldo, histórica, CTS o Anticipo. Para ello, dentro de la ficha, se debe hacer primero clic en la pestaña Más y luego seleccionar la opción Boletas.